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个案简述

个案简述

有关《身分证号码及其他身分代号实务守则》的个案简述

参考编号.:1998E02

按照守则的规定,藉收集身分证副本而收集身分证号码的资料使用者,是否有权保留副本,以作资料使用者保存的身分证号码的永久记录。

Q: 问:《身分证号码及其他身分代号实务守则》(简称“守则”)是否准许有第2.3段所述的收集身分证号码的有效理由及根据第3.2.2.3段收集该证副本以收集该证号码的资料使用者,保留该副本,以作资料使用者保存永久记录?

答: 守则本身无意禁止资料使用者于收集身分证副本后保留副本。

一般而言,个人资料私隐条例(简称“条例”)的下述条文与保留个人资料有关:

第26(1)条:

“(1)凡资料使用者持有的个人资料是用于某目的(包括与该目的有直接关系的目的),但已不再为该等目的而属有需要的,则除在以下情况外,该资料使用者须删除该等资料──

(a)该等删除根据任何法律是被禁止的;或

(b)不删除该等资料是符合公众利益(包括历史方面的利益)的。”及

附表1保障资料第2(2)原则:

“个人资料的保存时间,不得超过将其保存以贯彻该等资料被使用于或会被使用于的目的(包括任何直接有关的目的)所需的时间。”

如将这些规定应用在根据新守则第3.2.2.3段所收集的身分证副本,则该身分证副本(及其中所载的个人资料)会使用于下述目的:

(i)核实资料使用者另行收集的身分证号码;或

(ii)从该副本收集身分证号码,而该号码其后由资料使用者转移及记录在在其他地方。

视情况而定,该身分证副本的使用目的可于核实或转移过程完成后达成。除非尚有其他有效理由须收集身分证副本(一如新守则第3.2段所载的其他理由),而根据保障资料第2(2)原则有关收集目的尚未履行,否则不应继续保留身分证副本上的个人资料。

不过,除以上所述情况外,亦有可能有其他情况,即根据第3.2.2.3段段收集身分证副本,但其号码并未于其后转移,则身分证副本便成为资料使用者持有的唯一身分证号码记录。在这情况下,我们倾向认为整体而论,身分证副本并未超出其原来使用目的,因此可保留作为身分证号码记录,只要资料使用者可保留该号码作记录。


个案种类 : 按条例规定/保障资料原则/实务守则/指引分类: 按题目/内容分类: