個人資料私隱專員公署（私隱專員公署）已就四宗投訴香港考試及評核局（考評局）過度收取查閱評分紀錄及試卷費用的個案完成調查，並於今日發表調查結果。
調查源於四宗私隱專員公署收到的投訴，涉及四名2023年中學文憑試（文憑試）考生向公署投訴考評局過度收取查閱評分紀錄及試卷費用，有關費用如下：
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試卷銷毁前的收費 |
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2021年及2022年 |
2023年 |
評分紀錄及試卷
（包括個人報考資料） |
每個申請
（包括一個科目） |
$400 |
$380 |
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每個附加科目 |
$104 |
$104 |
背景
考評局於其網站表示，自2023年起，文憑試的查閱資料要求申請人將不會獲發所要求的資料的實體複本，但會收到一封電郵，內含密碼及連結，用以下載所要求的個人資料，包括評分紀錄及試卷。
投訴事項（一）
四名投訴人認為基於考評局就2023年文憑試發放所查閱資料形式的改變，費用應當下調，惟考評局就每個首科查閱資料要求徵費的下調幅度僅為港幣20元（由港幣400元減至港幣380元），當中三名投訴人留意到每個附加科目查閱資料要求徵費維持不變（維持港幣104元），遂向私隱專員公署投訴考評局過度收取查閱評分紀錄及試卷費用。為支持其投訴，四名投訴人的理據包括：
(1) 因應考評局由發放實體複本改至以電郵發放所查閱的資料，一名投訴人指他質疑考評局為依從查閱資料要求所涉及的三方面開支應有所下降，包括員工薪酬開支的部分項目應已減省、電腦操作時間費理應隨著電腦硬件的發展而大幅下降，當中亦不應涉及「打印機的操作和保養費用」；而其他開支當中「紙張及文具費用」亦可減省；
(2) 另一名投訴人同樣認為以電郵發放所查閱的資料並不涉及「打印機的操作和保養費用」及「紙張及文具費用」；
(3) 兩名投訴人認為考評局在改以電子形式發放資料的情況下，省卻了影印開支。根據投訴人的估算，其要求的文件總頁數遠多於10頁，相關影印成本遠多於港幣20元，因此投訴人認為電子複本徵費的減幅並不合理。
投訴事項（二）
其中一名投訴人進一步認為考評局本身已存有考生的個人資料的電腦掃瞄備份，理應已可以向查閱資料要求者發放有關資料的電子複本；然而考評局在2012至2022年間在能夠發放電子複本的情況下，仍選擇以成本較高的實體複本來依從查閱資料要求，並以此來計算徵收的費用。故此，該名投訴人投訴考評局違反《個人資料（私隱）條例》（《私隱條例》）第28(4)條的規定，即考評局為依從查閱資料要求的徵費高於該局採用其他形式所應徵收的最低費用。
調查結果
投訴事項（一）
根據《私隱條例》第28(3)條，資料使用者為依從查閱資料要求而徵收的費用不得超乎適度。
個人資料私隱專員（私隱專員）鍾麗玲經五輪查訊後完成就四宗投訴的調查。基於調查所獲得的資料及相關事實，私隱專員發現考評局為依從查閱資料要求而徵收的費用均低於其直接有關及必需的成本，包括員工薪酬開支、電腦操作時間費及其他開支，而當中並不包括「打印機的操作和保養費用」及「紙張及文具費用」。因此，私隱專員認為考評局為依從查閱資料要求而徵收的費用沒有超乎適度，並沒有違反《私隱條例》第28(3)條的規定。
投訴事項（二）
至於投訴事項（二），
《私隱條例》第28(4)條規定，如資料使用者可藉提供相關複本，依從查閱資料要求，而複本是可以2種或以上的形式提供的，則無論該資料使用者採用何種形式，他所徵收的費用，不得高於他採用其他形式依從查閱資料要求而徵收的最低費用。
根據考評局所提供的資料，於2012至2022年間，考評局在處理查閱資料要求時，均是以實體複本提供所要求的資料，而直接向考生發放電子複本在當時而言並非可行和穩妥的做法。由此可見，考評局於2012至2022年期間尚未能採取複印本以外的其他方式發放評分紀錄及試卷的複本。
私隱專員認為《私隱條例》第28(4)條的規定建基於資料使用者可以採用2種或以上的形式中的一種提供查閱資料要求所關乎的個人資料的複本，而
由於考評局在2012至2022年間只能以一種形式（即實體複本）提供相關資料的複本，因此《私隱條例》第28(4)條並不適用。私隱專員認為上述投訴事項（二）並不成立，即是考評局沒有違反《私隱條例》第28(4)條的規定。
相關的法例條文
根據《私隱條例》第28(3)條，資料使用者為依從查閱資料要求而徵收的費用不得超乎適度。
《私隱條例》第28(4)條規定，如資料使用者可藉提供相關複本，依從查閱資料要求，而複本是可以2種或以上的形式提供的，則無論該資料使用者採用何種形式，他所徵收的費用，不得高於他採用其他形式依從查閱資料要求而徵收的最低費用。
如欲了解更多有關處理查閱資料要求方面的資訊，請參閱私隱專員公署指引資料《資料使用者如何妥善處理查閱資料要求及收取查閱資料要求費用》：
https://www.pcpd.org.hk//tc_chi/resources_centre/publications/files/dar2020_c.pdf
下載《調查結果：投訴香港考試及評核局過度收取查閱評分紀錄及試卷費用》：
https://www.pcpd.org.hk/tc_chi/enforcement/commissioners_findings/files/r24_11302_c.pdf