私隱專員發出身份證號碼及其他身分代號實務守則
個人資料私隱專員今日核准及發出身份證號碼及其他身分代號實務守則。
守則就《個人資料(私隱)條例》(下稱條例)的規定如何適用在身份證號碼、身份證副本及其他身分代號的收集、保留、準確性、使用及保安方面，提供實務性指引。
守則分兩階段實施。守則的所有規定會由一九九八年六月十九日起實施，但訂明資料使用者不得向個人發出表面上印有身份證號碼的咭(例如職員證)的規定則除外；這項規定會由一九九八年十二月十九日起實施。
「我們的基本原則是除獲法律授權外，資料使用者不能強求任何個人提供他或她的身份證號碼或身份證副本。不過，資料使用者在守則准許的情況下，可要求個人提供他或她的身份證號碼或身份證副本。」個人資料私隱專員劉嘉敏說。
「此外，資料使用者應盡量考慮採用其他辦法，以代替收集身份證號碼及身份證副本。」劉氏補充說。
守則的主要規定包括：
(一)收集身份證號碼及身份證副本
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在收集身份證號碼前，資料使用者應考慮是否有其他較不侵犯私隱的辦法，包括
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使用該名個人選擇的其他身分代號；例如護照號碼；
- 由資料使用者認識的其他人識辨該名個人，例如由管理員認識的大廈住客識辨訪客；
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接受某種形式的保證，例如按金。
- 資料使用者只可在守則准?的情況下收集身份證號碼及身份證副本(有關情況載於附錄I及II)。
所收集的身份證號碼的準確性及身份證副本的真確性
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一般來說，資料使用者在收集身份證號碼及身份證副本時，應將有關號碼及副本與個人親身出示的身份證互相核對。例外的情況是假如不可能這樣做，則須採取額外的預防措施，以防紀錄上出現不正確或假的情況。
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舉例來說，資料使用者可能從個人郵寄來的身份證副本收集身份證號碼，例如個人選擇用郵寄的方式而非親身出示身份證的方式提供副本。在這種情況下，資料使用者應為負責收集該等副本的職員提供足夠的培訓，以便他們能察覺身份證副本上任何可疑之處。
(三)身份證副本的保安
資料使用者應實施嚴密的保安措施，以保障所持有或傳送的身份證副本。有關措施包括
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在身份證副本上加上「副本」的字眼，橫跨整個身份證的圖像
- 在身份證副本為機密文件
- 採取步驟以確保傳送出去的身份證副本只由擬接收者收取，例如使用加密法、機密電子郵箱、查閱密碼或用指定的傳真機收取機密資料等措施。
(四)一同展示身份證號碼及持證人的姓名
資料使用者不應一同公開展示身份證號碼及持證人的姓名。守則特別規定由一九九八年十二月十九日起，資料使用者不應向個人發出表面上印有身份證號碼的任何咭，例如職員證。
「自公署在本年八月就守則草擬本進行諮詢以來，我們接獲超過500份意見書，大部分意見書均指出有理由放寬收集身份證副本的規定，並對此加以支持。我們已對此作出回應，在守則的最終版本訂明可收集身份證副本的情況。另一方面，我們亦在守則中加強了身份證副本在保安方面的規定。」劉氏說。
「不遵從守則的規定並非違法。不過，在任何涉嫌違反條例規定的法律程序中，這可導致對當事人不利的推定。此外，在私隱專員進行調查的任何個案中，不遵從守則的情況亦會對有關一方不利。」劉氏補充說。
市民可前往各區的民政事務處及私隱專員公署索?本守則及有關的資料使用者指引。公署的地址是：香港灣仔港灣道一號會展廣場辦公大樓20樓2001室。此外，市民亦可在公署的網址：http://www.pcpd.org.hk，瀏覽守則的內容。
附錄I
資料使用者只可在下述情況下才可收集身份證號碼：
- 條例賦予資料使用者權力可要求個人提供身份證號碼，例如《人事登記條例》(第177章)第5條賦予公職人員這種權力。
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條例規定資料使用者須收集身份證號碼，例如《人民入境條例》(第115章)第17K條規定僱主須備存每名僱員可藉以合法地受僱的證件的號碼的紀錄，這證件通常是身份證。
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為了履行條例第57(1)條所述的任何目的而需要使用身份證號碼，包括保障香港的保安、防衛或國際關係。
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為了履行條例第58(1)條所述的任何目的而需要使用身份證號碼，包括罪行的防止或偵測，以及任何稅項的評定或收取。
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為了讓有關人士履行與審裁機構或法庭的運作有關的職能而需要使用身份證號碼，例如要正確識辨法庭訟訴中涉案人士的身分.
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為了下述情況而有需要讓資料使用者識辨該名個人或正確認出他或她的個人資料：
- 增進該名個人的利益，例如在診治病人時能找出該病人的正確醫療紀錄，
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防止對有關資料使者以外的任何其他人造成損害，例如確保不會因參照錯誤的醫療紀錄而開錯葯給其他人，,
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保障不會對資料使用者造成超過輕微程度的損害或損失，例如交通意外中的司機可能互相交換身份證號碼，以便就意外申索賠償時識辨對方的身分。
較具體地說，資料使用者可在下述情況下收集身份證號碼：
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為了加入用以確立或證明任何法律或衡平法上的權利或利益或任何法律責任的文件內，而該等權利或利益或法律責任的性質並非是輕微的，例如用以確立個人的物業權益的文件。
- 在個人獲准進入處所後要監察該人在處所內的活動不是合理地切實可行的情況下，作為將來識辨該名個人的方法，例如在辦公時間外進入商業大廈。
- 在個人獲准使用設備後要監察該人使用設備的情況不是合理地切實可行的情況下，作為將來識辨該名個人的方法，例如是在有關職員的視線範圍以外使用電腦。
- 作為准許個人保管或控制財物的一項條件，而有關財物的價值並不是輕微的，例如租賃汽車。
附錄II
資料使用者只可在下述情況下收集身份證副本：
- 為了履行條例第57(1)條所述的任何目的，即保障香港的保安、防衛及國際關係。
- 為了履行與條例第58(1)條所述的任何目的，包括罪行的防止或偵測，以及任何稅項的評定或收取。
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守則准許向個人收集身份證號碼(請參?上文身份證號碼部分的步驟2)，而為了下述目的而進一步收集身份證副本:
- 藉以證明已遵守法定規定，例如僱主可收集僱員的身份證副本，以證明有遵守《人民入境條例》(第115章)第17J條的規定；該條文規定僱主在聘用僱員前，須查核他或她的身份證。
- 藉以遵守任何守則、規則、規例或指引中適用於資料使用者的收集身份證副本的規定，而該等規定已獲私隱專員的書面認可，例如香港金融管理局發出的防止洗錢活動指引載有銀行可收集客戶的身份證副本的規定，有關規定已獲私隱專員認可。
- 藉以收集或核對個人的身份證號碼，但只有在個人可選擇親身出示他或她的身份證以作代替的情況下，才可使用這個方法。例如運輸署可為此目的收集用郵寄方式申請駕駛執照的申請人的身份證副本，而有關人士可選擇親身出示身份證。
- 藉以簽發官方認可的旅遊證件，例如英國國民(海外)護照；或
- 以便資料使用者履行與審裁機構或法庭的運作有關的職能。
此外，入境事務處亦可收集身份證副本，以執行該處的職能及活動。