保險公司向客戶徵收超乎適度的查閱資料要求費用
投訴內容
投訴人向保險公司（「該公司」）提出查閱資料要求（「該要求」），以索取該公司在處理他的一宗索償個案時所取得的個人資料複本，包括該公司從第三方獲得的醫療報告。該公司為依從該要求向投訴人徵收超過港幣$1,400的費用（「該費用」），並指該費用為相關的醫療服務提供者向該公司所收取的費用。投訴人認為該費用屬超乎適度，就此向私隱專員公署投訴。
結果
根據行政上訴委員會在上訴案件第37/2009號中的意見，資料使用者只可向要求者收取跟依從查閱資料要求「直接有關及必需」的費用。資料使用者不應以商業原則收取費用。如收費超出依從查閱資料要求的成本，會被視為超乎適度。
該公司解釋其公司指引已訂明就依從查閱資料要求徵收劃一費用，惟個案中有關職員因疏忽而未有依從指引行事，錯誤地向投訴人徵收醫療服務提供者為向該公司提供相關紀錄而要求該公司支付的費用（即該費用）。該公司就此採取跟進行動，包括調整該要求的費用，並修訂該公司的相關指引，詳細述明《個人資料（私隱）條例》的要求，並指出在計算依從查閱資料要求的收費時，不得以醫療服務提供者向該公司所收取的費用計算，並向有關職員傳閱該更新後的指引。
借鑑
資料使用者可為依從查閱資料要求而徵收不超乎適度的費用，但不應以商業原則收取費用。如收費超出依從查閱資料要求的成本，便會被視為超乎適度。資料使用者應注意，「直接有關及必需」並不等同於「合理」。資料使用者應考慮在不進行某成本項目所涉的工作的情況下，是否仍能依從該查閱資料要求。如「是」的話，資料使用者便不應就該成本項目收費。資料使用者亦可參考私隱專員公署刊發的《資料使用者如何妥善處理查閱資料要求及收取查閱資料要求費用》指引資料。
上載日期：2025年4月