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個案簡述

個案簡述

有關保障資料第6原則 - 查閱個人資料的個案簡述

參考編號.:2023C02

機構在沒有持有投訴人所要求查閱的資料的情況下索取查閱資料費用

投訴內容

投訴人是某機構的前職員,他在離職後向該機構提出查閱資料要求(「該要求」),要求查閱他人事檔案中的以下記錄︰(i)被客戶或供應商投訴、(ii)違反僱員合約或該機構向他發出警告信,及(iii)觸犯香港法例第57章《僱傭條例》而被解僱。該機構在回覆該要求時,向投訴人表示需就該要求收取港幣906.5元的查閱資料要求費用(「該費用」)。然而,經了解後,投訴人得知該機構事實上無持有他所要求查閱的資料。就此,投訴人向公署投訴該公司向他收取該費用。

結果

根據《私隱條例》第28條,資料使用者可為依從查閱資料要求而徵收不超乎適度的費用,但這只限於當資料使用者藉提供所查閱的個人資料的複本以依從查閱資料要求。

該公司向公署確認他們並無持有投訴人所要求查閱的資料,公署因而認為,該公司不可為依從該要求向投訴人徵收費用。經公署解釋《私隱條例》的相關規定後,該公司最終以書面回覆投訴人,確認並無持有投訴人所要求查閱的資料,亦無再要求他繳付該費用。由於該公司在個案中向投訴人徵收該費用的做法不符《私隱條例》的規定,公署亦已就事件向該公司發警告信,要求該機構日後在處理查閱資料要求方面必須緊遵《私隱條例》的規定。

借鑑

《私隱條例》容許資料使用者可為依從查閱資料要求而徵收不超乎適度的費用。然而,徵收費用不適用於資料使用者不持有所要求查閱資料的情況。資料使用者如並無持有所要求查閱的資料的話,必須在收到查閱資料要求後的40日內書面通知提出要求者。

上載日期:2023年3月


個案種類 : 按條例規定/ 保障資料原則/ 實務守則/ 指引分類 : 按題目/內容分類: