Skip to content

個案簡述

個案簡述

有關保障資料第6原則 - 查閱個人資料的個案簡述

參考編號.:2018C02

查閱資料要求 – 索取包括儲存在紙張檔案及電腦系統的資料 – 兩者均必須向查閱者提供─保障資料第6原則

投訴內容

投訴人為某間機構提供的援助計劃申請者,他向該機構作出查閱資料要求,以索取該機構處理其申請的紀錄。

由於該機構只向投訴人提供了他當初提出申請時所呈交的文件,投訴人遂向本公署投訴該機構沒有依從他的查閱資料要求。

結果

本公署派員到該機構進行視察,以確認他們是否持有其他應向投訴人提供的紀錄。該機構表示,每當他們收到該援助計劃的申請時,他們會將申請表格及相關文件存放在一個紙張檔案夾內。至於其他紀錄,例如該機構與申請人的通訊,以及該機構評估有關申請的詳情,會被輸入該機構的電腦系統內。

由於該機構早前只根據紙張檔案處理投訴人的查閱資料要求,他們忽略了投訴人所要求的資料亦有儲存在電腦系統內,因而沒有向投訴人提供。

本公署介入後,該機構向投訴人提供了其電腦系統內涉及他所要求的資料的列印本,並就上述疏忽向投訴人作出書面道歉。

資料使用者須留意,「個人資料」是指與一名在世人士有關的資料,有關資料是儲存在紀錄內,可加以處理或查閱,並且從該資料可直接或間接識辨該名人士的身份。故此,「個人資料」包括以實體及電子方式儲存的資料,資料使用者在處理查閱資料要求時,必須加倍注意。

上載日期:2019年3月


個案種類 :