投訴內容
案情摘要
投訴人向公署投訴一政府部門在接聽他的電話投訴時要求他提供中英文姓名及出生日期等個人資料。投訴人質疑該部門收集其出生日期屬超乎適度，遂向公署作出投訴。
被投訴者在調查期間向公署的申述
(a) 收集投訴人的出生日期，目的是確保與投訴者的會面或所錄取的口供均合乎該部門程序手冊及其他有關規定：如投訴者未滿16歲，他的口供應在其家長或監護人在場的情況下錄取（下稱「該等規定」）。因此，該部門在登記投訴時便要確定投訴者是否已年滿16歲。
(b) 該部門的有關人員在收集投訴者的個人資料前，會告知投訴者可自願提供個人資料。
(c) 若投訴者拒絕提供出生日期，該部門並不會立即中止處理或不接納其投訴。
結果
該部門在投訴熱線的電話對話中收集投訴者的出生日期是超乎適度，該做法違反保障資料第1(1)原則的規定。理由如下：
(a) 私隱專員認為，該等規定的重點是確定投訴者是否已年滿16歲，而不是投訴者的實際年齡及出生年、月及日。特別是對於已年滿16歲的投訴者，該等規定並不適用，故此，該部門並沒有需要收集已年滿16歲的投訴者的出生日期。
(b) 該部門在接聽投訴熱線電話的階段便收集投訴者的出生日期屬過早。而事實上，該部門根本無法在電話中核實投訴者所提供的出生日期是否真確。該部門的有關人員可在電話中簡單地向投訴者聲明他必須年滿16歲，否則必須由家長或監護人陪同下作出投訴。
(c) 私隱專員認為，該部門邀請投訴者會面錄取口供時，才須要求投訴者出示其身份証核實他是否已年滿16歲，以確保合乎該等規定。
公署的行動
私隱專員向該部門發出執行通知，要求該部門停止透過投訴熱線的電話對話中收集投訴者的出生日期，並刪除以往透過該方式收集的出生日期紀錄。
被投訴者的改善措施
該部門已遵從執行通知的要求。
上載日期：2014年3月