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個案簡述

個案簡述

有關保障資料第2原則 - 個人資料的準確性及保留期間的個案簡述

參考編號.:2008A11

改正資料要求不能以口頭提出

僱員投訴僱主保留她的個人記錄,該僱員認為有關記錄是不正確的。僱主沒有更正記錄並無違反條例規定,因為僱主沒有收到改正資料要求。

被指稱為不正確的僱員的個人記錄 - 改正資料要求不能以口頭提出 - 在沒有改正資料要求下沒有更正資料不屬違規 - 保障資料第2(1)原則、條例第22條

投訴內容

投訴人是一個政府部門(「該部門」)的僱員。投訴人向該部門投訴,指稱她一直受上司不公平對待。該部門經調查後認為投訴沒有證據支持。

投訴人其後向該部門提出查閱資料要求(「該要求」),要求索取她的所有個人記錄,該部門亦依從了該要求。投訴人在收到該要求所索取的文件後,向私隱專員投訴該部門,在投訴中她列出在文件中發現的16個「錯誤事實」,並表達她的關注,認為該部門所進行的調查是不完整及不正確的。

在私隱專員查詢期間,當該部門知悉有關「錯誤事實」後,更正了其中兩項,但拒絕更正其他「錯誤事實」,因為它們並非不準確。

私隱專員的決定

私隱專員發現投訴人在向該部門提出該要求後,並沒有根據條例第22條作出任何改正資料要求。因此,該部門不能因沒有依從改正資料要求而違規。

此外,該部門拒絕更正的「錯誤事實」並不是投訴人的個人資料,亦非不準確,或只是事實上的爭議。私隱專員認為該投訴主要是僱傭糾紛,沒有表面證據證明該部門違反了條例的規定。在有關情況下,私隱專員決定進行調查是不必要的。

投訴人提出上訴,反對私隱專員的決定。

上訴

行政上訴委員會認為投訴是關於(i)投訴人指稱其個人記錄不準確及該部門拒絕更正紀錄;及(ii)投訴人指稱該部門的調查不當。

保障資料第2(1)原則並非要求資料使用者所持有的個人資料必須在各方面都正確。如資料使用者已採取所有切實可行的步驟確保資料準確,單只是資料不準確,並不構成違反條例的規定。如資料使用者在接到改正資料要求後,仍然拒絕作出更正,那麼保存不準確的個人資料便屬於違規。

投訴人辯稱她已口頭上作出改正資料要求,但行政上訴委員會認為改正資料要求是不能以口頭作出,否則難以核實有關要求是否已確實作出,以及要求更正的是甚麼。

在沒有改正資料要求下,資料是否不準確屬於事實的爭議,私隱專員是沒有權力解決的,而且沒有表面證據證明該部門違反條例的規定。此外,私隱專員亦沒有權力要求該部門重新進行投訴人認為不當的調查。

行政上訴委員會認為私隱專員不調查投訴人的投訴的決定是正確的。

行政上訴委員會的決定

上訴被駁回。

上載日期:2010年9月


個案種類 : 按條例規定/ 保障資料原則/ 實務守則/ 指引分類 : 按題目/內容分類: