社会服务机构错误地将信件交予收件人以外的另一人士
投诉内容
投诉人居于一所由某社会服务机构（“该机构”）营运的院舍。该机构的一名职员在派发信件时，错误将致投诉人的两封信件（“该些信件”）交予另一名舍友，导致该舍友取得并拆开该些信件。投诉人遂就此向私隐专员公署作出投诉。
结果
该机构向私隐专员公署确认事件，并承认其职员在事件中未以审慎态度处理舍友的信件。该机构已因应事件修订向舍友派发信件的流程，要求职员必须在亲自核对收信人身份证后，方可将信件交予收信人。此外，该机构亦承诺日后将持续为所有职员加强培训及督导，提升他们对保障个人资料的敏感度，并会透过定期督导以确保职员严格跟从上述派发信件的新流程。
借鉴
不少有关个人资料保安的事故往往源于人为错误。正如本个案中，如该机构的职员有小心核对该些信件上收件人的姓名及舍友的身份，已可避免事件的发生。资料使用者应以此案为鉴，向职员提供足够的培训或督导，以加强他们保障个人资料私隐的意识，同时确保他们谨慎处理个人资料。此外，资料使用者亦应制订清晰的政策及具体的指引供职员遵守，以确保其所持有的个人资料得到妥善的保障。
上载日期：2025年4月