PCPD - 私隱專員修訂查閱資料要求表格

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私隱專員修訂查閱資料要求表格

日期 : 2008年1月4日

私隱專員修訂查閱資料要求表格

1.    個人資料私隱專員吳斌先生今日(一月四日)在憲報上刊登新修訂的查閱資料要求表格(下稱「表格」)。表格將於二零零八年四月一日生效。

2.    根據《個人資料(私隱)條例》(下稱「條例」)第18條，市民有權要求資料使用者，例如政府部門或私營機構，告知是否持有其個人資料，以及提供一份該等資料的複本，而資料使用者須在收到要求後四十日內作出回應。

3.    吳斌表示：「查閱自己的個人資料，是條例賦予市民的基本權利。近年，行政上訴委員會在審理一些與此有關的個案時，作出了一些決定和建議。對此，我認為有需要適時修訂查閱資料要求表格，讓市民及機構能夠更清晰瞭解查閱資料要求的涵蓋範圍，以及他們的權利和責任。」

4.    「此外，一些查詢及投訴個案顯示，有些市民對表格的內容未能充份理解，以及對表格內所需填寫的內容，例如：所查閱的個人資料，未能清楚及詳細地列明，以致未獲提供所要求的個人資料。有見及此，我在修訂這份表格時，特地釐清一些事項，並對某些事項作出更詳盡的解釋，讓市民在填寫表格時，能清楚列明所需資料，以免延誤。」吳斌說。

5.    首先，市民應注意，在提出查閱資料要求時，必須採用專員新修訂的表格，否則有可能會被拒絕其要求。填寫表格時，以中文或英文填寫均可。最重要的是，要把填妥的表格直接送交有關的資料使用者，而不是送交私隱專員。

6.    以往，有些市民在填寫查閱資料要求表格時，沒有要求資料使用者確認是否持有其所要求的資料。當資料使用者未持有其個人資料時，便沒有責任回覆要求者，因而引起爭抝。在填寫新修訂的表格時，市民須注意應清晰要求資料使用者，無論是否持有其所要求的資料，都必須作出回應。

7.    填寫新修訂的表格時，市民必須清楚及詳細地註明其所要求的個人資料，例如工作表現評核報告、醫療記錄、信貸報告等。如市民的描述太籠統，例如要求提供「本人的所有個人資料」，資料使用者將難以依從。此外，資料使用者亦可依據條例第20(3)(b)條拒絕該要求，因為在未獲提供合理資訊尋找個人資料的情況下，資料使用者沒有責任作出全面搜尋與該要求有關的個人資料。

8.    此外，新修訂的表格亦清楚表達條例的要求，資料使用者在履行查閱資料要求的責任時，只限於提供資料當事人的個人資料的複本，而不是提供載列有關資料的文件的複本。

9.    「最後，我亦想提醒資料使用者，千萬不要掉以輕心，須在限期40日內依從或(如符合條例第20條的理由)拒絕依從查閱資料要求，否則有可能會觸犯條例第 64(10)條所訂的罪行，被檢控定罪的話，最高可被罰款一萬元（第3級罰款）。」吳斌說。

10.    新修訂的表格可於四月一日起在公署的網頁 (www.pcpd.org.hk)下載，亦可在公署的辦事處(香港灣仔皇后大道東248號12樓) 或各區的民政事務處索取。

完

附件：《查閱資料要求表格》

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