個 人 資 料 (私 隱 )條 例
資 料 使 用 者 指 引 第 3 號
遵 守 保 障 資 料 原 則 的 行 動 計 劃 摘 要
行 動 一 ─ ─ 用 公 平 方 式 收 集 個 人 資 料
保 障 資 料 第 1 原 則 ─ ─ 收 集 資 料 的 目 的 及 方 式
步 驟 五 ： 檢 討 收 集 個 人 資 料 的 目 的
- 檢 討 步 驟 二 所 確 定 的 每 一 個 目 的 ， 以 確 保 其 合 法 性 。 請 參 ?步 驟 四 就 「 合 法 」 的 定 義 所 提 供 的 指 引 。
- 檢 討 步 驟 二 所 確 定 的 每 一 個 目 的 ， 是 否 直 接 與 步 驟 三 所 述 的 職 能 及 活 動 有 關 。 如 你 收 集 個 人 資 料 的 任 何 目 的 不 能 符 合 這 項 準 則 ， 請 停 止 就 有 關 目 的 收 集 個 人 資 料 。
- 檢 討 你 所 收 集 的 個 人 資 料 ， 就 步 驟 二 所 述 目 的 而 言 是 確 實 需 要 的 。 你 所 收 集 的 個 人 資 料 就 有 關 目 的 而 言 屬 足 夠 即 可 ， 但 不 應 超 過 實 際 需 要 。 如 你 收 集 個 人 資 料 時 未 能 符 合 這 項 準 則 ， 請 採 取 適 當 行 動 ， 停 止 收 集 有 關 資 料 。 舉 例 來 說 ， 一 份 為 某 個 目 的 而 向 個 人 收 集 其 個 人 資 料 的 表 格 ， 可 能 亦 同 時 收 集 其 親 屬 的 個 人 資 料 ， 而 這 些 個 人 資 料 是 不 必 要 及 與 收 集 目 的 無 關 的 。 在 此 情 況 下 ， 表 格 內 收 集 不 必 要 個 人 資 料 的 部 分 應 予 刪 除 。 如 需 要 利 用 表 格 的 某 些 部 分 收 集 某 類 個 人 的 個 人 資 料 ， 但 卻 與 其 他 類 別 的 個 人 無 關 ， 則 設 計 表 格 時 必 須 特 別 小 心 ， 應 只 要 求 前 一 類 個 人 填 寫 表 格 內 的 有 關 部 分 。
步 驟 六 ： 確 定 接 受 資 料 轉 介 人 的 類 別
確 定 步 驟 一 每 一 個 方 法 所 收 集 得 的 個 人 資 料 的 接 受 資 料 轉 介 人 的 類 別 。 舉 例 來 說 ， 一 間 公 司 可 能 定 期 將 用 某 一 種 形 式 收 集 的 個 人 資 料 ， 轉 移 與 集 團 內 的 其 他 附 屬 公 司 。
步 驟 七 ： 將 收 集 資 料 目 的 等 資 訊 通 知 有 關 人 士
關 於 步 驟 一 所 確 定 的 每 一 個 方 法 ， 當 向 資 料 當 事 人 收 集 個 人 資 料 時 ， 應 作 出 及 實 行 所 需 安 排 ， 以 確 保 資 料 當 事 人 知 悉 下 列 事 項 ：
- 用 明 確 或 暗 喻 方 式 ， 告 知 資 料 當 事 人 他 是 否 有 責 任 提 供 所 收 集 的 資 料 ， 例 如 他 可 能 有 法 律 上 的 責 任 須 提 供 有 關 資 料 ； 如 有 的 話 ， 資 料 當 事 人 若 不 提 供 有 關 資 料 須 承 擔 的 後 果 ； 及
- 明 確 地 告 知 資 料 當 事 人 下 列 資 料 ：
- 步 驟 二 所 確 定 的 收 集 資 料 目 的 (可 用 一 般 或 專 有 用 詞 表 達 收 集 個 人 資 料 的 目 的 )；
- 步 驟 六 所 確 定 的 接 受 資 料 轉 介 人 的 類 別 ；
- 資 料 當 事 人 查 閱 及 改 正 個 人 資 料 的 權 利 ；
- 你 的 機 構 內 處 理 查 閱 資 料 要 求 及 改 正 資 料 要 求 的 人 員 姓 名 及 地 址
應 訂 明 可 行 的 安 排 ， 告 知 資 料 當 事 人 上 述 事 項 ， 包 括 將 以 上 事 項 列 為 一 項 「 個 人 資 料 收 集 聲 明 」 ， 印 製 在 有 關 表 格 的 顯 眼 地 方 ； 請 資 料 當 事 人 細 閱 印 上 有 關 事 項 的 通 知 ； 或 口 頭 告 知 資 料 當 事 人 上 述 事 項 。
