載 有 個 人 資 料 的 網 上 電
子 郵 件
機 構 或 會 採 用 授 權 僱 員 發 出 或 接 收 網 上 電 子
郵 件 的 做 法 ， 而 其 中 一 些 電 子 郵 件 或 許 包 括 個
人 資 料 。 保 障 資 料 第 4原 則 規 定 須 採 取 所 有 切
實 可 行 的 步 驟 ， 制 訂 措 施 以 確 保 控 制 及 查 閱 該
等 資 料 的 人 員 有 良 好 的 操 守 、 審 慎 的 態 度 及 辦
事 能 力 。 條 例 第 65條 (載 於 本 指 引 最 後 部 份 )亦
訂 明 僱 員 在 受 僱 中 所 作 出 的 任 何 作 為 如 有 違 條
例 的 任 何 規 定 ， 僱 主 須 對 該 違 例 事 項 負 責 ， 除
非 僱 主 能 提 出 證 據 ， 證 明 已 採 取 預 防 措 施 阻 止
僱 員 作 出 該 作 為 。 故 此 ， 機 構 應 在 這 方 面 制 訂
適 當 的 政 策 及 程 序 ， 以 及 經 常 提 醒 僱 員 須 遵 守
條 例 的 規 定 。 機 構 或 須 就 下 述 範 疇 制 訂 指 引 ：
=>制 訂 網 上 電 郵 通 訊 的 政 策 並 不 是 所 有
網 上 電 子 郵 件 都 需 要 同 等 程 度 的 保 安 。 所 需 的
保 安 程 度 須 視 所 傳 輸 的 個 人 資 料 的 敏 感 程 度 及
數 量 而 定 。 故 此 ， 機 構 第 一 步 須 做 的 工 作 是 把
所 持 有 的 個 人 資 料 分 類 ， 以 及 訂 明 在 何 種 情 況
下 准 許 職 員 透 過 網 上 傳 輸 該 等 資 料 。 機 構 亦 應
考 慮 只 准 許 獲 授 權 的 職 員 傳 輸 敏 感 性的 個 人 資
料 ， 以 及 實 施 適 當 程 序 確 保 只 有 獲 授 權 的 職 員
才 可 查 閱 及 保 管 內 載 敏 感 性個 人 資 料 的 網 上 電
子 郵 件 。
=>考 慮 使 用 科 技 保 障 辦 法 如 獲 准 利 用 電
子 郵 件 傳 輸 敏 感 性的 個 人 資 料 ， 一 個 可 禁 止 未
獲 授 權 人 士 截 取 或 查 閱 有 關 資 料 的 切 實 可 行 的
辦 法 是 在 傳 輸 該 等 資 料 前 將 資 料 加 密 。 如 不 可
能 採 取 加 密 法 ， 或 是 輸 入 的 網 上 電 子 郵 件 載 有
未 加 密 的 敏 感 性個 人 資 料 ， 或 是 加 密 的 電 子 郵
件 已 被 解 碼 或 查 閱 ， 則 須 確 保 將 該 等 資 料 儲 存
在 安 全 穩 妥 的 地 方 。 舉 例 來 說 ， 機 構 如 運 行 本
身 的 網 上 服 務 器 ， 可 自 動將 輸 入 的 網 上 電 子 郵
件 傳 輸 至 一 個 預 先 指 定 的 服 務 器 目 錄 或 機 密 郵
箱 ， 只 供 獲 授 權 的 人 員 查 閱 。 如 機 構 選 用 互 聯
網 服 務 供 應 商 管 理 轄 下 的 網 頁 ， 則 須 依 賴 該 供
應 商 提 供 保 障 措 施 。 在 這 種 情 況 下 ， 機 構 應 研
究 該 供 應 商 所 推 行 的 個 人 資 料 保 障 措 施 ， 例 如
有 否 利 用 服 務 器 軟 件 或 硬 件 提 供 適 當 的 保 障 措
施 ， 才 決 定 選 用 該 互 聯 網 服 務 供 應 商 。
=>在 工 作 地 點 推 行 保 障 私 隱 的 文 化 無 論
從 個 人 的 道 德 責 任 或 條 例 的 規 定 的 角 度 來 看 ，
每 一 位 僱 員 都 應 明 白 尊 重 他 人 私 隱 權 利 的 重 要
性。 所 有 處 理 個 人 資 料 的 人 員 均 應 充 份 理 解 各
項 私 隱 保 障 程 序 ， 並 在 這 方 面 接 受 適 當 的 培 訓
。
