個 人 資 料 私 隱 ： 跨 業 直 銷 活 動 指 引

導 言

這 份 指 引 旨 在 提 供 一 般 參 考 資 料，說 明 在 使 用 客 戶 個 人 資 料 作 跨 業 直 銷 活 動 時 應 遵 守 的《 個 人 資 料 ( 私 隱 ) 條例 》( 下 稱「 私 隱 條 例 」)  的 規 定。在 此 方 面，「 跨 業 直 銷 」是 指：

• 由「甲」公 司 持 有 的 客 戶 ( 包 括 舊 客 戶 ) 個 人 資 料 被 移 轉 或 披 露 予 「乙」公 司，以 進 行 「 聯 合 促 銷 計 劃 」；
•   聯 合 促 銷 計 劃 包 括 向 客 戶 促 銷 甲 公 司 或 乙 公 司 或 兩 間 公 司 的 產 品 或 服 務，而 這 些 產 品 或 服 務 與 早 前 或 目 前 向 該 等 客 戶 提 供 的 產 品 或 服 務 相 似 或 有 關；及
• 聯 合 促 銷 計 劃 由 甲 公 司 及 乙 公 司 聯 名 進 行，並 且 只 提 供 予 甲 公 司 及 / 或 乙 公 司 的 客 戶 。

第 1(3) 原 則 一 般 規 定 資 料 使 用 者 在 直 接 向 個 人 收 集 個 人 資 料 之 時 或 之 前 ， 必 須 告 知 該 人 若 干 事 項 ， 包 括 該 等 資 料 將 會 用 於 甚 麼 目 的 ， 以 及 該 等 資 料 可 能 移 轉 予 甚 麼 類 別 的 人 ( 如 有 的 話 )。

• 如 公 司 在 收 集 客 戶 的 個 人 資 料 時 已 打 算 在 日 後 進 行 跨 業 直 銷 活 動 ， 則 須 根 據 第 1(3) 原 則 的 規 定 ， 在 收 集 資 料 之 時 或 之 前 ， 告 知 有 關 客 戶 可 能 會 將 他 們 的 個 人 資 料 使 用 於 有 關 活 動 ， 並 且 概 述 可 能 會 把 這 些 資 料 轉 移 予 哪 些 夥 伴 公 司 。
• 另 一 方 面 ， 如 有 關 公 司 在 收 集 資 料 時 並 無 打 算 從 事 跨 業 直 銷 活 動 ， 但 其 後 卻 決 定 進 行 有 關 活 動 的 話 ， 則 須 在 因 此 而 將 客 戶 資 料 移 轉 給 夥 伴 公 司 前 ， 考 慮 告 知 客 戶 它 們 計 劃 進 行 有 關 活 動 ( 及 當 中 的 理 由 )。
• 有 關 公 司 應 考 慮 事 先 通 知 客 戶 打 算 進 行 聯 合 促 銷 計 劃 ， 例 如 郵 寄 資 料 小 冊 子 通 知 他 們 計 劃 的 性 質 及 主 題 。 此 舉 有 助 減 低 客 戶 因 被 不 認 識 的 公 司 接 觸 或 收 到 他 們 的 直 銷 資 料 而 引 起 的 不 快 。 這 不 單 是 一 項 良 好 的 行 事 方 式 ， 同 時 亦 可 提 高 聯 合 促 銷 計 劃 的 透 明 度 。

•  移 轉 資 料 的 公 司 應 確 保 任 何 為 跨 業 直 銷 活 動 而 移 轉 給 另 一 間 公 司 ( 夥 伴 公 司 )的 客 戶 個 人 資 料 不 會 超 過 實 際 需 要 。 經 常 被 移 轉 的 資 料 包 括 聯 絡 資 料 ， 例 如 姓 名 、 地 址 及 電 話 號 碼 ， 讓 夥 伴 公 司 聯 絡 有 關 客 戶 。
•   為 了 避 免 把 客 戶 資 料 移 轉 予 夥 伴 公 司 ， 移 轉 資 料 的 公 司 可 考 慮 從 夥 伴 公 司 取 得 促 銷 資 料 ， 讓 本 身 的 職 員 進 行 促 銷 活 動 。 此 外 ， 亦 應 避 免 將 完 整 的 客 戶 信 用 咭 號 碼 及 / 或 身 份 證 號 碼 向 夥 伴 公 司 移 轉 或 披 露 。

夥 伴 公 司 應 如 何 處 理 客 戶 的 個 人 資 料

• 移 轉 資 料 的 公 司 與 夥 伴 公 司 應 簽 訂 明 確 詳 盡 的 合 約 ， 訂 明 如 何 處 理 就 跨 業 直 銷 活 動 而 移 轉 的 客 戶 個 人 資 料 。
• 合 約 應 特 別 訂 明 夥 伴 公 司 不 得 將 有 關 資 料 使 用 於 聯 合 促 銷 計 劃 以 外 的 其 他 目 的 ， 同 時 更 應 訂 明 有 關 活 動 必 須 在 一 段 合 理 的 期 間 內 進 行 。 在 該 段 期 間 之 後 ， 任 何 被 移 轉 的 資 料 或 有 關 副 本 必 須 退 回 移 轉 資 料 的 公 司 或 予 以 銷 毀 。

提 供 「 拒 絕 服 務 」選 擇

• 私 隱 條 例 第34 條 規 定 夥 伴 公 司 首 次 使 用 從 移 轉 資 料 的 公 司 取 得 的 客 戶 個 人 資 料 作 跨 業 直 銷 時 ， 必 須 向 有 關 客 戶 提 供 「拒 絕 服 務 」 的 選 擇 ， 即 客 戶 有 權 要 求 停 止 接 收 有 關 資 料 。
• 為 有 效 遵 守 這 項 規 定 ， 夥 伴 公 司 進 行 促 銷 活 動 時 ， 必 須 向 客 戶 提 供「 拒 絕 服 務 」選 擇 。 在 利 用 電 話 進 行 促 銷 (Cold-calling) 時， 促 銷 職 員 可 以 向 顧 客 說 明 ：「 如 果 你 不 希 望 再 收 到 我 們 的 促 銷 電 話 ， 請 告 訴 我 ， 我 們 不 會 再 致 電 給 你 」， 讓 客 戶 作 出 「 拒 絕 服 務 」 選 擇 。 如 利 用 郵 件 進 行 促 銷 ， 則 應 在 促 銷 資 料 上 印 有 一 個 可 加 上 「√」號 的 小 格 ， 並 附 上 回 郵 地 址 ， 以 便 客 戶 作 出 拒 絕 服 務 選 擇 。
• 如 客 戶 作 出 拒 絕 服 務 選 擇 ， 夥 伴 公 司 應 將 客 戶 的 要 求 轉 告 移 轉 資 料 的 公 司。 夥 伴 公 司 及 移 轉 資 料 的 公 司 均 不 得 再 使 用 來 自 移 轉 資 料 的 公 司 的 資 料 向 有 關 客 戶 進 行 促 銷 。
•   夥 伴 公 司 及 移 轉 資 料 的 公 司 均 應 備 存 一 份 已 表 示 不 希 望 再 接 收 任 何 促 銷 資 料 的 客 戶 名 單 (「拒絕服務名單」)。 有 關 名 單 應 分 派 給 公 司 內 所 有 進 行 直 接 促 銷 活 動 的 職 員 ， 並 且 定 期 加 以 更 新 。

「 本 指 引 所 載 的 資 料 只 作 一 般 參 考 用 途 ， 並 非 為 《 個 人 資 料 ( 私 隱) 條 例 》 的 應 用 提 供 詳 盡 指 引 。 為 了 深 入 淺 出 ， 讓 讀 者 易 於 理 解 ， 內 文 以 精 簡 的 文 字 表 達 。 如 欲 得 悉 詳 細 的 條 文 ， 請 參 閱 英 文 版 本 。 」

個 人 資 料 私 隱 專 員 公 署
二 零 零 四 年 三 月