資 料 概 覽 第 2 號 一 九 九 七 年 五 月

《 個 人 資 料 (私 隱 )條 例 》 的 應 用
人 力 資 源 管 理 ： 常 問 問 題

保 障 資 料 第 2原 則 ： 個 人 資 料 的 準 確 性 及 保 留 期 間

7. 假 如 職 員 在 僱 員 紀 錄 中 ， 蓄 意 向 人 力 資 源 經 理 提 供 過 時 資 料 ， 則 在 此 情 況 下 ， 僱 主 是 否 仍 要 負 上 違 反 保 障 資 料 第 2原 則 的 法 律 責 任 ？

根 據 保 障 資 料 第 2原 則 的 規 定 ， 資 料 使 用 者 必 須 採 取 切 實 可 行 的 步 驟 ， 以 確 保 就 有 關 個 人 資 料 的 使 用 目 的 而 言 ， 該 等 資 料 是 準 確 的 。 顯 而 易 見 ， 向 個 別 人 士 收 集 個 人 資 料 時 ， 是 需 要 依 賴 有 關 個 別 人 士 提 供 正 確 資 料 的 。 一 般 來 說 ， 要 求 僱 主 核 實 有 關 資 料 的 準 確 性 並 不 是 一 個 合 理 的 做 法 ， 雖 然 在 重 要 資 料 方 面 ， 例 如 學 歷 等 ， 僱 主 可 能 會 加 以 核 實 。 此 外 ， 如 個 別 人 士 因 個 人 資 料 不 正 確 而 蒙 受 損 害 ， 並 因 此 而 訴 諸 於 民 事 法 律 程 序 ， 條 例 規 定 可 以 資 料 當 事 人 或 第 三 者 所 提 供 的 資 料 並 不 正 確 為 免 責 辯 護 。 雖 然 如 此 ， 僱 主 當 然 亦 應 建 立 適 當 的 制 度 ， 以 更 新 僱 員 的 資 料 ， 例 如 定 期 發 出 通 告 ， 提 醒 僱 員 在 個 人 情 況 有 改 變 時 ， 提 供 予 僱 主 他 們 最 新 的 個 人 資 料 。

8. 如 落 選 的 應 徵 者 要 求 退 回 他 們 的 個 人 資 料 (包 括 履 歷 )， 公 司 是 否 須 依 從 有 關 要 求 ？

只 要 資 料 使 用 者 仍 須 要 為 收 集 資 料 時 所 指 的 其 中 一 個 或 其 他 目 的 ， 或 直 接 有 關 的 目 的 ， 或 資 料 當 事 人 在 收 集 資 料 後 明 確 表 示 同 意 使 用 有 關 資 料 的 目 的 ， 繼 續 使 用 該 等 個 人 資 料 ， 便 可 保 留 這 些 個 人 資 料 。 個 別 人 士 只 可 在 有 關 目 的 不 再 需 要 該 等 資 料 的 情 況 下 ， 始 可 根 據 保 障 資 料 第 2原 則 的 規 定 ， 指 出 不 應 繼 續 保 留 該 等 資 料 。 如 資 料 使 用 者 拒 絕 遵 守 此 項 規 定 ， 則 個 別 人 士 可 向 私 隱 專 員 提 出 投 訴 。 私 隱 專 員 有 權 執 行 條 例 的 規 定 ， 要 求 將 有 關 資 料 刪 除 。 不 過 ， 條 例 並 無 規 定 資 料 使 用 者 須 將 資 料 退 回 。

9. 如 須 保 存 舊 僱 員 的 個 人 資 料 ， 我 們 是 否 須 定 期 更 新 他 們 的 資 料 ？

根 據 保 障 資 料 第 2原 則 的 規 定 ， 資 料 使 用 者 必 須 採 取 切 實 可 行 的 步 驟 ， 以 確 保 就 收 集 有 關 資 料 的 目 的 而 言 ， 有 關 個 人 資 料 是 準 確 的 。 你 是 否 須 更 新 有 關 資 料 ， 主 要 視 乎 保 存 該 等 資 料 的 目 的 而 定 。 如 保 存 資 料 的 目 的 是 要 與 僱 員 保 持 聯 絡 ， 顯 而 易 見 ， 聯 絡 用 的 資 料 如 有 更 改 必 須 予 以 更 新 。 另 一 方 面 ， 如 保 存 資 料 的 目 的 是 要 作 紀 錄 用 途 ， 例 如 報 稅 用 途 ， 則 有 關 資 料 在 紀 錄 當 時 必 須 準 確 ， 但 卻 沒 有 必 要 將 資 料 更 新 。

10. 我 們 可 以 保 存 舊 僱 員 及 落 選 應 徵 者 的 個 人 資 料 多 久 ？

正 如 問 題 8的 答 覆 說 明 ， 保 障 資 料 第 2原 則 訂 明 個 人 資 料 的 保 留 期 間 ， 不 得 超 過 履 行 有 關 資 料 的 使 用 目 的 或 直 接 有 關 目 的 的 實 際 需 要 。 此 外 ， 條 例 第 26條 亦 規 定 ， 在 任 何 其 他 法 例 禁 止 將 有 關 個 人 資 料 刪 除 ， 或 不 刪 除 有 關 資 料 是 符 合 公 眾 利 益 (包 括 歷 史 方 面 的 利 益 )的 情 況 下 ， 有 關 個 人 資 料 可 予 以 保 留 。 因 此 ， 只 要 有 其 他 法 例 准 許 保 留 有 關 個 人 資 料 ， 則 有 關 資 料 可 加 以 保 留 。

至 於 應 否 將 有 關 資 料 保 留 超 過 其 他 法 例 所 規 定 的 期 間 ， 則 須 視 乎 是 否 經 已 履 行 了 收 集 資 料 的 目 的 ， 或 是 否 為 公 眾 利 益 而 必 須 保 留 有 關 資 料 。 每 一 位 資 料 使 用 者 必 須 小 心 考 慮 所 收 集 的 各 種 類 別 的 個 人 資 料 的 合 理 保 留 期 間 ， 而 作 出 考 慮 時 尤 應 特 別 參 考 有 關 資 料 的 收 集 目 的 。 資 料 使 用 者 在 決 定 有 關 保 留 期 間 時 ， 應 按 照 本 身 在 保 留 該 等 資 料 所 能 發 揮 的 作 用 方 面 所 取 得 的 經 驗 ， 來 作 出 有 關 決 定 。 舉 例 來 說 ， 如 舊 僱 員 一 般 在 離 職 後 六 個 月 ， 已 不 再 要 求 評 介 方 面 的 資 料 ， 則 此 期 間 可 視 作 是 該 目 的 的 適 當 保 留 期 間 。

至 於 落 選 的 應 徵 者 ， 條 例 並 無 在 這 方 面 定 下 任 何 規 定 。 平 等 機 會 委 員 會 發 表 的 僱 傭 實 務 守 則 建 議 將 職 位 申 請 的 紀 錄 保 留 最 少 一 年 。 個 人 資 料 私 隱 專 員 認 為 就 回 應 任 何 歧 視 的 指 稱 的 目 的 而 言 ， 這 個 保 留 期 間 是 合 理 的 。

保 障 資 料 原 則