資 料 概 覽 第 2 一 九 九 七 年 五 月 號

《 個 人 資 料 (私 隱 )條 例 》 的 應 用
人 力 資 源 管 理 ： 常 問 問 題

引 言

本 資 料 概 覽 為 負 責 人 力 資 源 管 理 的 人 士 而 編 製 ， 以 協 助 他 們 依 從 《 個 人 資 料 (私 隱 )條 例 》 的 規 定 。 資 料 概 覽 包 括 一 些 如 何 將 條 例 應 用 在 人 力 資 源 管 理 上 的 常 問 問 題 。 條 例 的 主 要 部 分 是 六 項 保 障 資 料 原 則 ， 這 些 原 則 對 個 人 資 料 的 收 集 、 持 有 及 使 用 (包 括 披 露 及 移 轉 資 料 )作 出 管 限 。 為 方 便 大 家 了 解 這 些 原 則 ， 我 們 把 問 題 及 答 覆 編 在 相 關 的 每 一 項 保 障 資 料 原 則 之 下 。 至 於 保 障 資 料 原 則 ， 則 詳 載 本 資 料 概 覽 的 最 後 部 分 。

保 障 資 料 第 1原 則 ： 收 集 個 人 資 料 的 目 的 及 方 式

1. 僱 主 可 否 詢 問 應 徵 者 他 們 有 否 刑 事 紀 錄 ？

保 障 資 料 第 1原 則 訂 明 只 可 收 集 資 料 的 使 用 目 的 所 需 的 個 人 資 料 。 此 外 ， 上 述 原 則 亦 規 定 ， 就 有 關 目 的 而 言 ， 所 收 集 的 資 料 屬 足 夠 即 可 ， 不 應 超 乎 所 需 。 在 人 力 資 源 管 理 的 目 的 方 面 ， 並 沒 有 硬 性 規 定 甚 麼 資 料 是 所 需 的 資 料 ， 這 主 要 視 乎 個 別 情 況 而 定 。 某 些 職 位 可 能 需 要 應 徵 者 填 報 他 們 是 否 有 刑 事 紀 錄 。 舉 例 來 說 ， 假 如 有 關 職 位 的 職 責 包 括 保 管 貴 重 物 品 ， 即 屬 此 種 情 況 。 在 決 定 是 否 需 要 收 集 某 項 資 料 之 前 ， 資 料 使 用 者 應 考 慮 若 不 收 集 該 項 資 料 ， 是 否 亦 能 合 理 地 履 行 收 集 資 料 的 目 的 。

2. 《 個 人 資 料 (私 隱 )條 例 》 生 效 後 ， 僱 主 須 否 先 取 得 僱 員 的 同 意 ， 方 可 使 用 以 前 所 收 集 的 個 人 資 料 ？

條 例 並 無 規 定 須 取 得 資 料 當 事 人 的 同 意 ， 始 可 使 用 條 例 生 效 前 所 收 集 的 個 人 資 料 ， 只 要 使 用 有 關 資 料 的 目 的 ， 與 收 集 有 關 資 料 時 所 述 明 的 原 本 目 的 相 符 或 直 接 有 關 便 可 。 故 此 ， 條 例 生 效 時 ， 在 僱 主 所 持 有 的 個 人 資 料 之 中 ， 有 些 資 料 的 當 事 人 可 能 並 未 獲 告 知 收 集 他 們 資 料 的 目 的 ， 因 為 在 條 例 生 效 之 前 是 無 需 將 收 集 資 料 的 目 的 告 知 資 料 當 事 人 的 。 儘 管 如 此 ， 資 料 使 用 者 過 往 亦 是 基 於 某 些 目 的 而 收 集 個 人 資 料 ， 只 要 在 參 照 有 關 資 料 使 用 者 的 職 能 或 活 動 ， 以 及 顧 及 提 供 資 料 的 個 別 人 士 的 合 理 意 願 後 ， 認 為 有 關 目 的 實 屬 合 理 ， 則 資 料 使 用 者 可 無 需 取 得 有 關 資 料 當 事 人 的 同 意 ， 而 繼 續 為 該 等 目 的 使 用 有 關 資 料 。

3. 僱 主 應 否 在 招 聘 廣 告 中 表 明 身 分 ？

保 障 資 料 第 1原 則 訂 明 個 人 資 料 須 以 在 有 關 個 案 的 所 有 情 況 下 屬 公 平 的 方 法 收 集 。 收 集 資 料 的 人 士 如 不 表 明 本 身 的 身 分 ， 或 是 就 本 身 的 身 分 或 收 集 個 人 資 料 的 目 的 ， 提 供 虛 假 或 誤 導 性 的 資 料 ， 則 一 般 來 說 都 是 不 公 平 的 做 法 。 因 此 僱 主 應 在 招 聘 廣 告 中 表 明 身 分 。 如 僱 主 聘 用 職 業 介 紹 所 進 行 招 聘 工 作 ， 則 在 招 聘 廣 告 中 只 表 明 職 業 介 紹 所 的 身 分 ， 亦 屬 足 夠 。

4. 僱 主 應 否 告 知 應 徵 者 收 集 他 們 個 人 資 料 的 目 的 ？

保 障 資 料 第 1原 則 規 定 資 料 使 用 者 須 採 取 所 有 切 實 可 行 的 步 驟 ， 以 確 保 向 個 別 人 士 收 集 資 料 時 ， 告 知 該 人 士 收 集 資 料 的 目 的 、 資 料 可 能 會 移 轉 給 何 人 、 該 人 士 有 權 要 求 查 閱 本 身 的 個 人 資 料 ， 以 及 處 理 查 閱 資 料 要 求 人 士 的 姓 名 和 地 址 。 要 達 到 這 個 目 的 的 方 法 是 在 職 位 申 請 表 上 包 括 一 項 個 人 資 料 收 集 聲 明 ， 列 出 上 述 事 項 ， 或 是 口 頭 告 知 有 關 個 別 人 士 有 關 事 項 。 如 招 聘 廣 告 要 求 應 徵 者 直 接 提 交 個 人 資 料 ， 亦 應 包 括 上 述 聲 明 。

5. 在 本 公 司 的 職 位 申 請 表 中 ， 有 一 欄 要 求 應 徵 者 填 報 配 偶 /子 女 的 職 業 。 收 集 這 些 資 料 的 目 的 是 要 確 定 應 徵 者 的 有 關 親 屬 是 否 為 公 司 的 競 爭 對 手 工 作 。 這 是 否 可 以 接 受 ？

你 公 司 收 集 資 料 的 目 的 ， 是 為 了 要 確 定 應 徵 者 的 親 屬 是 否 為 競 爭 對 手 工 作 。 準 則 是 所 收 集 的 資 料 ， 是 否 貫 徹 此 目 的 所 確 實 需 要 的 資 料 。 為 達 此 目 的 ， 你 只 需 詢 問 應 徵 者 的 親 屬 是 否 在 同 一 行 業 或 類 似 行 業 工 作 。 如 是 的 話 ， 你 可 再 詢 問 一 些 問 題 ， 以 確 定 有 關 情 況 是 否 值 得 關 注 。 如 不 是 ， 則 你 無 需 要 知 道 他 們 的 實 際 職 業 ， 故 不 應 收 集 這 些 資 料 。

6. 將 受 僱 前 的 健 康 審 查 報 告 送 交 僱 主 的 做 法 是 否 侵 犯 了 應 徵 者 的 私 隱 ？

受 僱 前 須 接 受 健 康 檢 查 是 招 聘 程 序 的 一 部 分 。 只 要 應 徵 者 事 前 同 意 將 報 告 送 交 僱 主 ， 此 舉 根 據 條 例 是 可 以 接 受 的 。 但 另 一 方 面 卻 可 能 引 出 另 一 個 問 題 ， 就 是 這 類 健 康 檢 查 應 收 集 的 健 康 資 料 的 範 圍 。 有 人 會 反 對 進 行 若 干 測 試 ， 例 如 遺 傳 測 試 ， 理 由 是 此 做 法 是 收 集 過 多 的 資 料 。 在 此 方 面 ， 僱 主 亦 可 參 考 平 等 機 會 委 員 會 發 表 的 「 殘 疾 歧 視 條 例 僱 傭 實 務 守 則 」 及 「 性 別 歧 視 條 例 僱 傭 實 務 守 則 。 」

保 障 資 料 原 則