如 何 行 使 《 個 人 資 料 (私 隱 )條 例 》 賦 予 你 的 查 閱 個 人 資 料 權 利

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《 個 人 資 料 (私 隱 )條 例 》 (下 稱 「 條 例 」 )在 1996年 12月 生 效 ， 以 保 障 市 民 的 個 人 資 料 私 隱 權 益 。 根 據 條 例 的 規 定 ， 個 人 有 權 要 求 他 人 ， 例 如 某 政 府 部 門 或 某 公 司 證 實 是 否 持 有 他 或 她 的 個 人 資 料 ， 以 及 要 求 它 們 提 供 一 份 該 等 資 料 的 複 本 。 這 就 是 本 小 冊 子 所 指 的 查 閱 資 料 要 求 。

個 人 提 出 查 閱 資 料 要 求 的 一 些 常 見 例 子 包 括 病 人 要 求 索 取 他 們 的 醫 療 記 錄 的 副 本 ， 僱 員 要 求 僱 主 提 供 與 僱 傭 有 關 的 記 錄 的 副 本 ， 例 如 工 作 表 現 評 核 報 告 ， 以 及 信 貸 申 請 者 要 求 索 取 他 們 的 信 貸 報 告 副 本 。

個 人 資 料 私 隱 專 員 於 1999年 12月 1日 首 次 發 出 查 閱 資 料 要 求 表 格 (表 格 OPS003)， 並 於 2008年 4月 1日 對 表 格 作 出 修 訂 ， 供 提 出 查 閱 資 料 要 求 的 市 民 使 用 。

以 下 為 一 些 常 問 問 題 及 答 案 ， 以 協 助 市 民 提 出 查 閱 資 料 要 求 。

問 1 ： 我 應 如 何 提 出 查 閱 資 料 要 求 ？

答 1 ： 你 應 採 用 私 隱 專 員 新 修 訂 的 查 閱 資 料 要 求 表 格 (表 格 OPS003)。 你 在 表 格 上 清 楚 填 妥 資 料 ， 將 有 助 有 關 方 面 盡 快 處 理 你 的 查 閱 資 料 要 求 。 如 你 不 使 用 這 款 表 格 ， 有 關 方 面 可 拒 絕 你 的 查 閱 資 料 要 求 。 填 妥 的 表 格 應 直 接 送 交 你 向 他 提 出 查 閱 資 料 要 求 的 資 料 使 用 者 ， 而 不 是 送 交 私 隱 專 員 。

問 2 ： 除 填 寫 表 格 外 ， 我 還 需 提 供 甚 麼 資 料 或 文 件 ？

答 2 ： 有 關 方 面 可 能 要 求 你 提 供 身 份 證 明 ， 例 如 你 的 身 份 證 或 其 他 身 份 識 辨 文 件 ， 如 職 員 證 ， 醫 療 咭 或 學 生 證 ， 以 核 實 你 的 身 份 。 此 外 ， 它 們 亦 可 要 求 你 提 供 進 一 步 資 料 ， 以 便 它 們 找 出 你 所 要 求 查 閱 的 資 料 。 在 某 些 情 況 下 ， 你 可 能 需 填 寫 有 關 方 面 所 指 定 的 其 他 表 格 ， 但 這 並 非 是 一 項 強 制 性 的 規 定 。 (如 你 欲 代 表 他 人 提 出 查 閱 資 料 要 求 ， 請 亦 參 閱 下 文 第 10條 問 題 及 答 案 。 )

問 3 ： 填 表 時 我 應 留 意 哪 些 方 面 ？

答 3 ： 你 應 填 妥 表 格 的 每 一 部 分 ， 並 盡 量 詳 細 及 清 楚 地 指 出 你 所 要 求 查 閱 的 個 人 資 料 ， 這 有 助 有 關 方 面 盡 快 依 從 你 的 查 閱 資 料 要 求 及 避 免 日 後 發 生 任 何 爭 議 。 如 未 能 向 有 關 方 面 提 供 為 找 出 所 查 閱 的 資 料 而 合 理 地 要 求 的 資 訊 ， 則 有 關 方 面 可 根 據 條 例 第 20(3)(b)條 拒 絕 依 從 你 的 查 閱 資 料 要 求 。 此 小 冊 子 最 後 一 頁 載 有 已 填 妥 的 表 格 的 樣 本 ， 以 供 參 考 。

問 4 ： 我 可 否 要 求 有 關 方 面 提 供 「 所 有 我 的 個 人 資 料 」 ？

答 4 : 你 所 要 求 的 資 料 的 描 述 太 籠 統 ， 你 應 該 清 楚 指 明 所 要 求 查 閱 的 資 料 ， 例 如 ： 醫 療 報 告 ， 考 勤 報 告 ， 職 位 申 請 表 等 ， 並 須 註 明 資 料 的 收 集 日 期 。 請 注 意 ： 如 有 關 方 面 不 獲 提 供 足 夠 資 訊 以 尋 找 你 的 個 人 資 料 ， 它 們 可 根 據 條 例 第 20(3)(b)條 拒 絕 你 的 查 閱 資 料 要 求 。

問 5 ： 我 可 否 要 求 有 關 方 面 提 供 某 份 指 明 的 文 件 的 複 本 ？

答 5： 根 據 條 例 第 19條 ， 有 關 方 面 的 責 任 只 限 於 向 你 提 供 你 的 個 人 資 料 的 複 本 ， 而 不 是 提 供 載 列 有 關 資 料 的 文 件 的 複 本 。 有 關 方 面 可 從 文 件 中 刪 除 其 他 不 屬 於 你 的 個 人 資 料 的 內 容 。

問 6 ： 有 關 方 面 可 否 為 依 從 我 的 查 閱 資 料 要 求 而 向 我 收 取 費 用 ？

答 6 ： 可 以 。 條 例 准 許 為 依 從 查 閱 資 料 要 求 而 收 取 費 用 ， 但 所 收 費 用 不 得 「 超 乎 適 度 」 。 一 般 來 說 ， 有 關 方 面 可 收 取 在 依 從 你 的 查 閱 資 料 要 求 過 程 中 涉 及 尋 找 、 取 出 及 複 印 所 需 的 人 工 成 本 及 實 付 費 用 。 人 工 成 本 僅 指 處 理 尋 找 、 取 出 及 複 印 資 料 工 作 的 文 書 或 行 政 人 員 的 正 常 薪 金 。 徵 詢 法 律 意 見 涉 及 的 金 額 、 編 輯 資 料 或 篩 選 有 關 資 料 所 花 的 時 間 ， 均 不 得 收 取 費 用 。 如 你 認 為 查 閱 資 料 要 求 的 收 費 超 乎 適 度 ， 你 可 向 有 關 方 面 反 映 你 的 意 見 。 如 你 不 滿 意 它 們 的 解 釋 ， 你 可 向 公 署 投 訴 。

問 7 ： 有 關 方 面 是 否 必 須 依 從 我 的 查 閱 資 料 要 求 ？

答 7 ： 一 般 來 說 ， 有 關 方 面 必 須 依 從 你 的 查 閱 資 料 要 求 。 否 則 ， 它 們 可 能 觸 犯 條 例 所 訂 的 罪 行 ， 一 經 定 罪 ， 可 處 第 3級 罰 款 。 不 過 ， 條 例 訂 明 在 某 些 情 況 下 有 關 方 面 應 拒 絕 你 的 查 閱 要 求 。 這 些 情 況 包 括 ：

1. 當 你 沒 有 提 供 足 夠 資 訊 以 識 辨 你 的 身 份 ； 或

2. 如 要 求 查 閱 的 資 料 載 有 他 人 的 個 人 資 料 ， 而 有 關 方 面 如 不 披 露 該 人 的 個 人 資 料 便 無 法 依 從 你 的 查 閱 要 求 。 相 反 來 說 ， 如 有 關 方 面 認 為 該 人 已 同 意 披 露 資 料 ， 則 應 依 從 你 的 查 閱 資 料 要 求 。 此 外 ， 如 有 關 方 面 可 在 不 披 露 他 人 的 個 人 資 料 的 情 況 下 依 從 你 的 查 閱 要 求 ， 例 如 刪 除 該 人 的 姓 名 或 其 他 身 份 識 辨 資 料 ， 則 應 依 從 你 的 查 閱 資 料 要 求 。

在 若 干 情 況 下 ， 有 關 方 面 亦 可 拒 絕 依 從 你 的 查 閱 資 料 要 求 。 這 些 情 況 包 括 ：

1. 查 閱 要 求 不 是 以 書 面 用 中 文 或 英 文 提 出 ；

2. 有 關 方 面 未 獲 提 供 足 夠 資 訊 以 找 出 要 求 查 閱 的 資 料 ；

3. 有 關 要 求 是 繼 兩 項 或 以 上 的 類 似 要 求 後 提 出 ， 而 在 有 關 情 況 下 ， 要 有 關 方 面 依 從 該 項 查 閱 要 求 是 不 合 理 的 ；

4. 有 關 個 人 資 料 的 使 用 由 另 外 一 方 所 控 制 ， 而 控 制 的 方 式 是 禁 止 收 到 查 閱 要 求 的 一 方 依 從 該 項 查 閱 要 求 ；

5. 要 求 不 是 採 用 私 隱 專 員 所 指 明 的 表 格 提 出 ， 即 上 文 所 述 新 修 訂 的 表 格 OPS003；

6. 可 根 據 條 例 所 載 的 適 用 豁 免 條 文 而 無 須 依 從 查 閱 資 料 要 求 。 舉 例 來 說 ， 如 有 關 個 人 資 料 是 為 偵 測 罪 行 而 持 有 ， 而 依 從 查 閱 要 求 會 對 該 目 的 有 所 損 害 ， 則 有 關 方 面 可 拒 絕 依 從 查 閱 要 求 (如 欲 知 此 情 況 及 其 他 豁 免 事 項 的 詳 細 及 明 確 內 容 ， 請 參 閱 條 例 的 有 關 條 文 。 )； 或

7. 有 關 方 面 未 收 到 為 依 從 你 的 查 閱 資 料 要 求 而 徵 收 的 費 用 。

問 8 ： 有 關 方 面 需 時 多 久 來 處 理 我 的 查 閱 資 料 要 求 ？

答 8 ： 一 般 來 說 ， 有 關 方 面 須 在 接 獲 查 閱 資 料 要 求 後 40日 內 依 從 你 的 要 求 。 倘 若 有 關 方 面 有 合 理 理 由 拒 絕 你 的 要 求 ， 亦 應 在 40日 內 回 覆 ， 向 你 述 明 拒 絕 依 從 查 閱 要 求 的 理 由 。 如 有 關 方 面 因 某 些 原 因 (例 如 ： 資 料 貯 藏 於 外 地 )而 不 能 在 接 獲 查 閱 要 求 後 40日 內 依 從 你 的 要 求 ， 它 們 亦 需 在 此 40日 期 間 內 告 知 你 不 能 在 限 期 內 向 你 提 供 資 料 ， 並 在 期 限 屆 滿 後 ， 在 切 實 可 行 的 範 圍 內 盡 快 依 從 有 關 要 求 。

問 9 ： 我 不 清 楚 有 關 方 面 是 否 持 有 我 所 要 求 的 資 料 ； 有 關 方 面 在 接 獲 我 的 查 閱 資 料 要 求 後 ， 是 否 也 要 回 覆 我 ？

答 9： 新 修 訂 的 表 格 OPS003內 ， 已 預 留 空 格 ， 讓 你 作 出 以 下 選 擇 ： -
(i) 要 求 有 關 方 面 向 你 確 定 是 否 持 有 你 所 要 求 查 閱 的 資 料 ；
(ii) 要 求 有 關 方 面 向 你 提 供 你 所 要 求 查 閱 的 資 料 的 複 本 ；
(iii) 要 求 有 關 方 面 依 從 (i)及 (ii)。

你 只 需 在 你 作 出 的 選 擇 加 上 剔 號 ， 有 關 方 面 便 需 依 照 你 的 選 擇 作 出 回 覆 。

問 10 ： 我 是 否 必 須 親 身 提 出 查 閱 資 料 要 求 ， 或 我 可 否 授 權 他 人 代 我 提 出 查 閱 資 料 要 求 ？

答 10 ： 除 親 身 提 出 查 閱 資 料 要 求 外 ， 你 亦 可 以 書 面 授 權 他 人 代 你 提 出 有 關 要 求 。 有 關 方 面 可 能 需 要 你 所 授 權 的 人 提 供 你 的 身 份 證 明 及 授 權 書 。 如 提 出 查 閱 要 求 者 是 18歲 或 以 下 的 未 成 年 人 ， 則 對 該 人 負 有 作 為 父 母 親 責 任 的 人 可 代 他 /她 提 出 查 閱 資 料 要 求 。 此 外 ， 如 有 關 人 士 沒 有 能 力 處 理 本 身 的 事 務 ， 則 由 法 庭 委 任 處 理 該 等 事 務 的 人 可 代 他 /她 提 出 查 閱 資 料 要 求 。 在 最 後 所 述 的 兩 種 情 況 下 ， 有 關 方 面 可 要 求 代 他 人 提 出 查 閱 資 料 要 求 的 人 士 ， 提 供 要 求 查 閱 個 人 資 料 的 當 事 人 的 身 份 證 明 ， 以 及 他 /她 與 該 當 事 人 的 關 係 的 證 明 。

問 11 ： 我 可 否 要 求 有 關 方 面 在 回 應 我 的 查 閱 資 料 要 求 時 ， 用 我 所 選 擇 的 語 文 提 供 所 查 閱 的 個 人 資 料 的 複 本 ？

答 11 ： 你 可 提 出 此 要 求 ， 而 查 閱 資 料 要 求 表 格 亦 為 此 預 留 空 格 ， 以 讓 你 作 出 此 類 要 求 。 不 過 ， 如 有 關 方 面 並 非 以 你 的 查 閱 要 求 中 所 指 定 的 語 文 持 有 該 等 資 料 ， 則 可 只 提 供 一 份 原 文 的 複 本 而 無 須 提 供 該 等 資 料 的 譯 本 。

問 12 ： 我 可 否 要 求 有 關 方 面 在 依 從 我 的 查 閱 資 料 要 求 時 ， 用 我 指 定 的 形 式 提 供 一 份 所 查 閱 的 個 人 資 料 的 複 本 ？ 例 如 我 可 否 要 求 用 電 腦 磁 碟 提 供 有 關 資 料 ？

答 12 ： 你 可 提 出 這 樣 的 要 求 ， 而 查 閱 資 料 要 求 表 格 亦 為 此 預 留 空 格 ， 以 讓 你 作 出 此 類 要 求 。 不 過 ， 如 採 用 你 所 指 定 的 形 式 提 供 要 求 查 閱 的 資 料 的 複 本 並 非 切 實 可 行 ， 有 關 方 面 可 採 用 其 他 形 式 向 你 提 供 有 關 複 本 。 舉 例 來 說 ， 如 有 關 的 個 人 資 料 載 於 錄 音 帶 內 ， 而 提 供 你 所 要 求 的 謄 本 並 不 是 切 實 可 行 的 ， 則 有 關 方 面 可 能 向 你 提 供 一 盒 翻 錄 的 錄 音 帶 。

問 13 ： 如 我 發 現 應 我 的 查 閱 資 料 要 求 所 提 供 的 個 人 資 料 不 正 確 ， 我 可 以 怎 樣 做 ？

答 13： 你 可 要 求 改 正 有 關 個 人 資 料 ， 這 是 條 例 所 指 的 改 正 資 料 要 求 。 與 查 閱 資 料 要 求 一 樣 ， 接 獲 改 正 資 料 要 求 的 有 關 方 面 亦 須 在 40日 內 作 出 回 應 。 如 有 關 方 面 依 從 你 的 改 正 資 料 要 求 ， 則 須 向 你 提 供 一 份 已 改 正 的 資 料 的 複 本 ， 否 則 ， 有 關 方 面 應 將 不 依 從 改 正 資 料 要 求 的 原 因 通 知 你 。

問 14 ： 公 署 有 否 制 訂 改 正 資 料 要 求 的 指 定 表 格 ？

答 14 ： 沒 有 。 你 可 用 書 面 提 出 你 的 改 正 資 料 要 求 ， 並 提 供 你 所 持 有 可 證 明 有 關 資 料 不 準 確 的 所 有 佐 證 文 件 ， 以 及 指 出 應 如 何 改 正 有 關 資 料 。

「 本 小 冊 子 所 載 的 資 料 只 作 一 般 參 考 之 用 ， 並 無 為 《 個 人 資 料 (私 隱 )條 例 》 內 的 相 關 條 文 提 供 詳 盡 的 指 引 。 讀 者 如 欲 知 有 關 法 例 的 詳 細 及 明 確 內 容 ， 請 參 閱 條 例 的 有 關 條 文 。 」

© 香 港 個 人 資 料 私 隱 專 員 公 署 2008 年 4 月

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