投 訴 內 容

投 訴 人 於 1998年 10月 向 一 間 財 務 公 司 借 款 ， 並 在 2002年 10月 開 始 拖 欠 還 款 ， 而 其 貸 款 帳 戶 最 終 在 2003年 4月 被 撇 帳 。 在 2003年 5月 ， 投 訴 人 與 該 財 務 公 司 達 成 債 務 重 組 計 劃 。

其 後 ， 投 訴 人 從 信 貸 資 料 機 構 取 得 他 的 信 貸 報 告 ， 發 現 該 財 務 公 司 並 無 將 他 們 所 達 成 的 債 務 重 組 資 料 向 信 貸 資 料 機 構 申 報 。 此 外 ， 即 使 投 訴 人 已 按 照 債 務 重 組 計 劃 每 月 按 時 還 款 ， 但 該 財 務 公 司 仍 繼 續 累 計 拖 欠 天 數 ， 並 每 月 向 信 貸 資 料 機 構 申 報 有 關 資 料 。 此 舉 誤 導 了 信 貸 報 告 的 使 用 者 ， 以 為 投 訴 人 於 2003年 5月 達 成 債 務 重 組 計 劃 後 仍 有 持 續 拖 欠 還 款 的 情 況 。

結 果

該 財 務 公 司 解 釋 ， 因 其 職 員 對 《 個 人 信 貸 資 料 實 務 守 則 》 （ 下 稱 「 信 貸 守 則 」 ） 的 規 定 認 知 不 足 ， 故 未 有 按 照 信 貸 守 則 的 規 定 向 信 貸 資 料 機 構 申 報 投 訴 人 的 債 務 重 組 資 料 。 此 外 ， 該 財 務 公 司 亦 因 其 會 計 系 統 及 客 戶 信 貸 資 料 系 統 的 技 術 限 制 ， 未 有 在 投 訴 人 的 債 務 重 組 計 劃 帳 戶 生 效 後 ， 停 止 計 算 投 訴 人 原 來 欠 款 帳 戶 的 拖 欠 天 數 ， 導 致 呈 報 給 信 貸 資 料 機 構 有 關 投 訴 人 的 信 貸 資 料 並 不 準 確 。

根 據 私 隱 專 員 的 調 查 結 果 ， 該 財 務 公 司 在 事 發 時 誤 以 為 信 貸 守 則 仍 未 生 效 ， 故 沒 有 向 信 貸 資 料 機 構 申 報 投 訴 人 的 債 務 重 組 計 劃 帳 戶 資 料 。 這 揭 示 了 該 財 務 公 司 對 於 處 理 個 人 信 貸 資 料 方 面 的 法 規 缺 乏 認 識 ， 而 其 內 部 的 監 管 薄 弱 亦 導 致 是 次 誤 報 信 貸 資 料 事 件 。

其 次 ， 該 財 務 公 司 在 計 算 及 申 報 投 訴 人 的 信 貸 資 料 時 ， 並 無 顧 及 投 訴 人 的 貸 款 帳 戶 狀 況 的 轉 變 ， 從 而 在 其 信 貸 資 料 申 報 方 面 作 出 調 整 ， 以 致 投 訴 人 的 原 來 欠 款 帳 戶 在 被 撇 帳 及 重 組 後 ， 其 過 往 的 欠 款 資 料 仍 持 續 被 累 積 計 算 及 錯 誤 地 反 映 在 其 信 貸 報 告 中 。

基 於 以 上 所 述 ， 該 財 務 公 司 違 反 了 信 貸 守 則 2002年 2月 版 本 的 第 3.4條 、 2003年 6月 版 本 （ 最 新 版 本 ） 的 第 2.5及 2.7條 的 規 定 ， 以 及 違 反 了 保 障 資 料 第 2(1) 原 則 的 規 定 。

私 隱 專 員 向 該 財 務 公 司 發 出 執 行 通 知 ， 指 示 它 向 信 貸 資 料 機 構 更 正 投 訴 人 的 信 貸 資 料 ， 制 定 呈 報 客 戶 債 務 重 組 計 劃 帳 戶 資 料 的 政 策 ， 及 確 保 其 職 員 切 實 執 行 有 關 政 策 。 此 外 ， 該 財 務 公 司 亦 需 透 過 有 效 的 管 理 監 督 、 年 度 審 核 制 度 及 系 統 的 配 合 ， 確 保 客 戶 的 信 貸 資 料 能 根 據 信 貸 守 則 的 規 定 ， 盡 快 及 準 確 地 向 信 貸 資 料 機 構 作 出 申 報 。

該 財 務 公 司 已 遵 從 執 行 通 知 的 要 求 。

投 訴 內 容

一 名 未 能 成 功 投 保 的 申 請 人 向 私 隱 專 員 投 訴 一 間 保 險 公 司 在 拒 絕 他 的 申 請 後 ， 仍 然 保 留 他 的 申 請 資 料 。

結 果

私 隱 專 員 調 查 發 現 ， 該 保 險 公 司 的 一 貫 做 法 是 無 限 期 地 保 留 未 能 成 功 投 保 的 申 請 人 的 個 人 資 料 。

該 公 司 表 示 有 需 要 無 限 期 地 保 留 有 關 資 料 ， 目 的 是 為 了 (i) 依 從 不 同 法 律 規 定 ， 保 存 帳 簿 ； (ii) 依 從 規 管 機 構 的 指 引 及 通 告 ； (iii) 處 理 潛 在 的 訴 訟 、 查 詢 及 投 訴 ， 以 及 (iv) 日 後 如 同 一 申 請 人 再 提 出 申 請 時 ， 檢 查 資 料 的 完 整 性 及 準 確 性 。

私 隱 專 員 的 調 查 顯 示 ， 未 能 成 功 投 保 的 申 請 通 常 有 兩 種 情 況 。 第 一 種 是 涉 及 有 金 錢 交 易 （ 例 如 保 費 在 申 請 時 已 繳 交 ） ， 而 第 二 種 是 沒 有 涉 及 金 錢 交 易 。

私 隱 專 員 曾 就 保 留 未 能 成 功 投 保 的 申 請 人 資 料 的 需 要 及 保 留 期 向 香 港 保 險 業 聯 會 及 保 險 業 監 理 處 徵 詢 意 見 ； 亦 研 究 過 規 定 保 存 交 易 記 錄 的 多 項 條 例 。

第 一 種 情 況 需 要 保 存 帳 簿 ， 私 隱 專 員 認 為 在 有 關 條 例 規 定 的 法 定 期 間 保 留 有 關 資 料 是 合 理 的 。 不 過 ， 如 沒 有 涉 及 金 錢 交 易 ， 私 隱 專 員 並 不 接 受 該 公 司 純 粹 因 為 申 請 人 日 後 可 能 再 投 保 而 無 限 期 保 留 其 個 人 資 料 ， 這 等 同 批 准 任 何 服 務 提 供 者 無 限 期 保 留 個 人 資 料 。 為 了 處 理 日 後 的 查 詢 、 投 訴 或 法 律 行 動 ， 合 理 的 保 留 期 已 經 足 夠 。 即 使 為 依 從 香 港 保 險 業 聯 會 及 保 險 業 監 理 處 發 出 的 指 引 及 通 告 ， 資 料 使 用 者 亦 不 應 藉 此 而 不 依 從 保 障 資 料 第 2(2)原 則 。

基 於 以 上 所 述 ， 私 隱 專 員 認 為 如 未 能 成 功 投 保 的 申 請 是 涉 及 有 金 錢 交 易 的 ， 保 留 有 關 個 人 資 料 的 理 想 期 限 應 該 不 超 過 七 年 。 至 於 沒 有 涉 及 金 錢 交 易 的 申 請 ， 私 隱 專 員 認 為 兩 年 的 保 留 期 限 一 般 足 以 滿 足 該 公 司 所 述 的 各 項 目 的 。

私 隱 專 員 向 該 公 司 送 達 執 行 通 知 ， 要 求 該 公 司 刪 除 保 留 超 過 他 建 議 的 理 想 期 限 的 個 人 資 料 （ 除 非 有 特 別 的 情 況 ， 容 許 較 長 的 保 留 期 ） 。 該 公 司 已 遵 從 執 行 通 知 的 要 求 ， 刪 除 超 過 7,000項 記 錄 。

投 訴 內 容

一 名 病 人 向 一 間 公 立 醫 院 要 求 索 取 她 在 2000年 住 院 時 所 拍 攝 的 15張 X光 底 片 。 但 該 醫 院 找 不 到 其 中 6張 底 片 。

結 果

私 隱 專 員 的 調 查 顯 示 ， 所 有 X光 檔 案 是 儲 存 於 該 醫 院 的 X光 底 片 儲 存 室 ； X光 底 片 的 借 還 是 由 該 醫 院 一 個 指 定 部 門 管 理 ， 並 記 錄 在 該 醫 院 的 電 腦 系 統 內 ； X光 底 片 是 按 類 別 及 檢 驗 時 間 放 入 不 同 信 封 的 ， 每 個 信 封 都 有 編 號 ， 上 面 註 明 底 片 的 類 別 、 日 期 及 數 量 ； 底 片 在 歸 還 時 ， 指 定 的 職 員 只 會 核 對 信 封 上 所 註 明 的 資 料 ， 而 不 是 裏 面 的 底 片 。

私 隱 專 員 認 為 ， 醫 院 沒 有 核 實 歸 還 底 片 的 數 目 及 信 封 內 所 有 底 片 是 否 屬 於 指 定 的 病 人 ， 在 過 程 中 沒 有 保 障 X光 底 片 免 遭 遺 失 ， 因 此 違 反 了 條 例 保 障 資 料 第 4原 則 的 規 定 。

私 隱 專 員 向 該 醫 院 送 達 執 行 通 知 ， 要 求 它 採 取 措 施 ： (1) 確 保 借 用 人 確 認 收 到 X光 底 片 ； (2) 為 外 借 X光 底 片 制 定 借 用 時 期 、 續 借 及 過 期 通 知 等 規 則 ； (3) 規 定 有 關 職 員 在 收 回 外 借 X光 底 片 時 檢 查 底 片 是 否 屬 於 有 關 病 人 ， 以 及 底 片 有 沒 有 遺 失 。

該 醫 院 依 從 第 (1) 及 (2) 項 指 示 ， 但 向 行 政 上 訴 委 員 會 提 出 上 訴 ， 反 對 第 (3)項 指 示 。 現 有 待 上 訴 結 果 公 布 。

投 訴 內 容

一 間 保 險 公 司 一 個 載 有 約 600名 保 單 持 有 人 個 人 資 料 （ 包 括 客 戶 姓 名 、 地 址 、 電 話 號 碼 及 保 額 ） 的 資 料 庫 洩 漏 資 料 ， 公 眾 可 以 透 過 一 個 網 站 進 入 該 資 料 庫 。

結 果

公 署 的 調 查 顯 示 ， 是 次 事 件 主 要 是 該 保 險 公 司 不 恰 當 地 讓 其 保 險 代 理 人 查 閱 有 關 個 人 資 料 。 涉 案 的 保 險 代 理 人 把 有 關 個 人 資 料 上 載 並 儲 存 於 家 中 一 個 網 頁 檔 案 伺 服 器 內 ， 最 後 導 致 未 獲 授 權 人 士 可 以 透 過 互 聯 網 搜 尋 器 查 閱 有 關 資 料 。

私 隱 專 員 認 為 ， 該 保 險 公 司 向 保 險 代 理 人 發 出 的 指 引 及 採 取 的 監 控 措 施 實 質 上 不 足 以 防 止 保 單 持 有 人 的 個 人 資 料 不 受 未 獲 准 許 的 查 閱 、 移 轉 、 儲 存 及 移 離 該 保 險 公 司 的 辦 事 處 ， 導 致 是 次 事 件 。 在 考 慮 到 資 料 的 敏 感 性 及 資 料 意 外 洩 漏 對 資 料 當 事 人 可 能 造 成 的 損 害 ， 私 隱 專 員 認 為 該 保 險 公 司 違 反 保 障 資 料 第 4原 則 的 規 定 ， 沒 有 採 取 足 夠 的 措 施 ， 保 障 其 保 單 持 有 人 的 個 人 資 料 。

私 隱 專 員 向 該 保 險 公 司 發 出 執 行 通 知 ， 該 保 險 公 司 依 從 通 知 的 規 定 ， 實 施 相 應 的 保 障 措 施 ， 包 括 檢 討 其 運 作 程 序 及 就 保 單 持 有 人 的 個 人 資 料 的 查 閱 、 移 轉 及 保 安 加 強 監 控 ， 尤 其 是 清 楚 列 明 在 何 等 情 況 下 才 准 許 在 辦 事 處 以 外 地 方 處 理 保 單 持 有 人 的 個 人 資 料 。

投 訴 內 容

一 名 教 師 向 學 校 提 出 兩 項 查 閱 資 料 要 求 ， 要 求 索 取 過 去 的 工 作 表 現 評 核 報 告 及 升 職 記 錄 （ 統 稱 「 要 求 資 料 」 ） 。 不 過 ， 該 校 依 賴 條 例 第 53條 的 豁 免 條 文 ， 拒 絕 依 從 查 閱 資 料 要 求 。

結 果

該 校 解 釋 ， 由 於 近 年 的 縮 班 問 題 ， 他 們 要 制 定 一 份 超 額 教 師 名 單 （ 下 稱 「 該 名 單 」 ） ， 以 便 有 需 要 時 向 監 管 機 構 呈 交 「 職 工 策 劃 」 建 議 。 校 長 認 為 教 師 過 往 的 工 作 表 現 評 核 及 升 職 記 錄 是 制 定 該 名 單 及 「 職 工 策 劃 建 議 」 時 要 考 慮 的 相 關 資 料 ， 因 此 有 需 要 依 賴 條 例 第 53條 的 豁 免 條 文 ， 拒 絕 向 投 訴 人 提 供 要 求 資 料 。

私 隱 專 員 調 查 後 認 為 ， 該 校 只 在 監 管 機 構 要 求 時 才 需 要 編 制 該 名 單 ， 而 在 收 到 查 閱 資 料 要 求 時 ， 監 管 機 構 並 無 提 出 這 個 要 求 ， 因 此 看 不 到 該 校 所 言 的 「 職 工 策 劃 」 。 此 外 ， 私 隱 專 員 認 為 升 職 記 錄 及 過 往 的 工 作 表 現 評 核 報 告 只 不 過 是 僱 用 期 間 所 編 制 或 製 作 的 日 常 人 事 記 錄 。 它 們 顯 然 不 是 條 例 第 53條 所 述 的 與 「 職 工 策 劃 」 有 關 的 個 人 資 料 。

私 隱 專 員 認 為 該 校 無 權 依 賴 條 例 第 53條 的 豁 免 條 文 ， 不 依 從 查 閱 資 料 要 求 。

私 隱 專 員 向 該 校 發 出 執 行 通 知 ， 該 校 隨 即 向 投 訴 人 提 供 要 求 資 料 ， 並 就 處 理 個 人 （ 尤 其 是 教 師 ） 提 出 的 查 閱 資 料 要 求 而 制 定 運 作 程 序 。

投 訴 內 容

投 訴 人 按 僱 主 （ 律 師 行 ） 的 安 排 到 一 間 診 所 進 行 身 體 檢 查 。 同 日 ， 他 向 該 醫 生 提 出 查 閱 資 料 要 求 ， 要 求 索 取 其 僱 主 與 該 醫 生 的 來 往 信 函 副 本 。 投 訴 人 投 訴 沒 有 收 到 該 醫 生 的 實 質 回 覆 。

結 果

私 隱 專 員 的 調 查 顯 示 ， 該 醫 生 收 到 查 閱 資 料 要 求 後 ， 曾 向 投 訴 人 的 僱 主 尋 求 建 議 。 投 訴 人 的 僱 主 以 法 律 專 業 保 密 權 為 理 由 ， 明 確 地 要 求 該 醫 生 不 要 披 露 有 關 資 料 ， 該 僱 主 因 此 控 制 著 有 關 資 料 的 使 用 ， 而 禁 止 該 醫 生 依 從 查 閱 資 料 要 求 ， 向 投 訴 人 提 供 通 訊 資 料 副 本 。 該 醫 生 故 有 權 依 賴 條 例 第 20(3) (d) 條 ， 拒 絕 依 從 查 閱 資 料 要 求 。

不 過 ， 該 醫 生 沒 有 在 收 到 查 閱 資 料 要 求 後 40日 內 ， 以 書 面 通 知 投 訴 人 他 拒 絕 依 從 查 閱 資 料 要 求 ， 因 此 違 反 了 條 例 第 21(1) 條 的 規 定 。

私 隱 專 員 向 該 醫 生 送 達 執 行 通 知 ， 要 求 他 以 書 面 通 知 投 訴 人 他 拒 絕 依 從 索 取 有 關 資 料 副 本 的 查 閱 資 料 要 求 、 拒 絕 的 原 因 及 根 據 條 例 第 21(1) 條 提 供 其 他 有 關 資 料 使 用 者 的 姓 名 及 地 址 。 該 醫 生 其 後 已 遵 從 執 行 通 知 的 要 求 。