身 分 證 副 本
基 本 原 則 ： 除 獲 法 律 授 權 外 ， 不 能 強 制 任 何 個 人 提 供 身 分 證 副 本
除 獲 法 律 授 權 外 ， 資 料 使 用 者 不 可 強 制 任 何 個 人 提 供 他 或 她 的 身 分 證 副 本 。 在 守 則 准 收 集 身 分 證 副 本 的 情 況 下 ， 資 料 使 用 者 則 可 要 求 個 人 提 供 他 或 她 的 身 分 證 副 本 。 在 這 種 情 況 下 ， 守 則 在 法 律 上 不 能 禁 止 資 料 使 用 者 拒 絕 與 不 提 供 身 分 證 副 本 的 個 人 交 易 。 不 過 ， 在 作 出 要 求 之 前 ， 我 們 建 議 資 料 使 用 者 須 考 慮 是 否 有 其 他 既 可 以 履 行 收 集 身 分 證 副 本 的 目 的 而 又 較 為 該 名 個 人 接 受 的 方 法 ， 例 如 收 集 其 他 可 以 識 辨 身 分 的 文 件 的 副 本 ， 如 護 照 的 相 關 內 頁 。
步 驟 1： 檢 查 你 收 集 身 分 證 副 本 的 做 法 ， 是 否 屬 於 守 則 所 准 的 範 圍
資 料 使 用 者 只 可 在 下 述 情 況 下 收 集 身 分 證 副 本 ：
- 為 了 履 行 條 例 第 57(1)條 所 述 的 任 何 目 的 ， 即 保 障 香 港 的 保 安 、 防 衛 及 國 際 關 係 。
- 為 了 履 行 與 條 例 第 58(1)條 所 述 的 任 何 目 的 ， 包 括 罪 行 的 防 止 或 偵 測 ， 以 及 任 何 稅 項 的 評 定 或 收 取 。
- 守 則 准 向 個 人 收 集 身 分 證 號 碼 (請 參 上 文 身 分 證 號 碼 部 分 的 步 驟 2)， 而 為 了 下 述 目 的 而 進 一 步 收 集 身 分 證 副 本 :
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- 藉 以 證 明 已 遵 守 法 定 規 定 ， 例 如 僱 主 可 收 集 僱 員 的 身 分 證 副 本 ， 以 證 明 有 遵 守 《 人 民 入 境 條 例 》 (第 115章 )第 17J條 的 規 定 ； 該 條 文 規 定 僱 主 在 聘 用 僱 員 前 ， 須 查 核 他 或 她 的 身 分 證 。
- 藉 以 遵 守 任 何 守 則 、 規 則 、 規 例 或 指 引 中 適 用 於 資 料 使 用 者 的 收 集 身 分 證 副 本 的 規 定 ， 而 該 等 規 定 已 獲 私 隱 專 員 的 書 面 認 可 ， 例 如 香 港 金 融 管 理 局 發 出 的 防 止 洗 錢 活 動 指 引 載 有 銀 行 可 收 集 客 戶 的 身 分 證 副 本 的 規 定 ， 有 關 規 定 已 獲 私 隱 專 員 認 可 。
- 藉 以 收 集 或 核 對 個 人 的 身 分 證 號 碼 ， 但 只 有 在 個 人 可 選 擇 親 身 出 示 他 或 她 的 身 分 證 以 作 代 替 的 情 況 下 ， 才 可 使 用 這 個 方 法 。 例 如 運 輸 署 可 為 此 目 的 收 集 用 郵 寄 方 式 申 請 駕 駛 執 照 的 申 請 人 的 身 分 證 副 本 ， 而 有 關 人 士 可 選 擇 親 身 出 示 身 分 證 。
- 藉 以 簽 發 官 方 認 可 的 旅 遊 證 件 ， 例 如 英 國 國 民 (海 外 )護 照 ； 或
- 以 便 資 料 使 用 者 履 行 與 審 裁 機 構 或 法 庭 的 運 作 有 關 的 職 能 。
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此 外 ， 入 境 事 務 處 亦 可 收 集 身 分 證 副 本 ， 以 執 行 該 處 的 職 能 及 活 動 。
步 驟 2： 確 實 你 收 集 身 分 證 副 本 的 做 法 ， 不 屬 守 則 明 確 指 定 不 准 的 情 況
守 則 不 准 資 料 使 用 者 在 下 述 情 況 下 收 集 身 分 證 副 本 ：
- 只 為 了 防 止 在 記 錄 個 人 的 姓 名 或 身 分 證 號 碼 時 出 現 錯 誤 ， 即 是 說 不 應 只 為 了 核 對 載 有 該 名 個 人 的 姓 名 或 身 分 證 號 碼 的 紀 錄 的 準 確 性 而 收 集 該 人 的 身 分 證 副 本 。
- 只 為 了 期 待 建 立 與 個 人 的 未 來 關 係 ， 例 如 僱 主 不 應 只 因 或 會 在 某 個 階 段 聘 用 某 人 而 收 集 該 人 的 身 分 證 副 本 。
步 驟 3： 檢 查 你 收 集 身 分 證 副 本 的 方 法 ， 以 確 保 副 本 確 是 有 關 個 人 所 持 有 身 分 證 的 真 實 副 本
- 當 資 料 使 用 者 向 親 身 出 現 的 持 證 人 收 集 身 分 證 副 本 時 ， 應 一 定 將 副 本 與 有 關 身 分 證 核 對 ， 例 如 當 個 人 親 身 前 往 銀 行 開 戶 口 ， 並 且 提 供 他 或 她 的 身 分 證 副 本 ， 則 銀 行 應 將 副 本 與 該 人 的 身 分 證 核 對 。
- 在 資 料 使 用 者 經 第 三 者 收 集 身 分 證 副 本 時 ， 他 應 採 取 所 有 合 理 地 切 實 可 行 的 步 驟 ， 以 確 保 第 三 者 已 將 副 本 與 有 關 身 分 證 互 相 核 對 。 例 如 接 受 與 分 期 付 款 申 請 人 直 接 交 易 的 汽 車 代 理 商 提 交 的 申 請 人 身 分 證 副 本 的 財 務 公 司 ， 應 要 求 代 理 商 將 副 本 與 有 關 申 請 人 的 身 分 證 互 相 核 對 。
- 如 資 料 使 用 者 從 個 人 取 得 身 分 證 副 本 但 不 是 當 面 取 得 ， 例 如 副 本 是 郵 寄 給 資 料 使 用 者 的 ， 則 應 採 取 下 述 行 動 。
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- 應 給 予 有 關 職 員 培 訓 ， 以 便 他 們 能 察 覺 在 身 分 證 副 本 表 面 上 的 不 妥 當 之 處 ， 例 如 應 告 知 職 員 身 分 證 的 一 般 內 容 ， 以 便 一 旦 副 本 上 的 內 容 有 所 遺 漏 時 ， 他 們 都 能 即 時 察 覺 。
- 應 制 訂 系 統 ， 以 確 保 除 非 副 本 已 加 以 核 對 並 證 實 當 中 沒 有 不 妥 當 之 處 ， 否 則 不 得 接 受 該 等 副 本 。 註 ： 應 將 此 系 統 包 括 在 相 關 的 辦 公 室 程 序 及 實 務 手 冊 內 。
- 應 就 該 等 副 本 備 存 紀 錄 ， 指 出 該 等 副 本 在 收 集 時 並 未 與 身 分 證 核 對 ， 例 如 可 在 副 本 上 加 上 附 註 ， 顯 示 有 關 情 況 。
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在 身 分 證 副 本 上 加 上 「 副 本 」 的 字 眼 , 橫 跨 整 個 身 分 證 影 像
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步 驟 4： 確 保 你 只 為 了
守 則 准 的 目 的 使 用 身 分 證 副 本
資 料 使 用 者 只 可 為 下 述 目
的 使 用 身 分 證 副 本 ：
- 為 了 收 集 副 本 的 目 的，
- 為 了 個 人 自 願 給 予 明 確 同 意 的 目 的 ， 或
- 為 根 據 條 例 適 用 的 豁 免 情 況 所 准 予 的 目 的 。
步 驟 5： 檢 查 你 有 否 採 取 足 夠 的 保 安 措 施 ， 以 保 障 你 所 持 有 或 傳 送 的 身 分 證 副 本
具 體 地 說 ， 守 則 規 定 ：
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視 身 分 證 副 本 為 機 密 文 件
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對 於 紙 張 形 式 的 身 分 證 副 本 ， 應 在 橫 跨 整 個 身 分 證 影 像 上 加 上 「 副 本 」 的 字 眼 。 這 項 規 定 不 適 用 於 等 待 在 一 段 合 理 時 間 內 轉 變 為 其 他 形 式 例 如 影 像 化 及 縮 微 膠 片 形 式 的 身 分 證 副 本 。
- 如 上 述 規 定 所 適 用 的 身 分 證 副 本 是 在 持 證 人 面 前 收 集 的 ， 則 應 即 時 在 持 證 人 面 前 在 副 本 上 加 上 「 副 本 」 的 字 眼 。 例 如 個 人 親 身 前 往 銀 行 開 戶 口 ， 並 提 供 他 或 她 的 身 分 證 副 本 ， 或 是 銀 行 影 印 他 或 她 的 身 分 證 副 本 ， 銀 行 應 在 該 個 人 面 前 在 身 分 證 副 本 上 加 上 「 副 本 」 的 字 眼 。
- 收 集 身 分 證 副 本 的 資 料 使 用 者 ， 應 視 該 等 副 本 為 機 密 文 件 處 理 ， 例 如 正 如 其 他 機 密 文 件 一 樣 ， 不 需 用 時 應 將 副 本 鎖 在 文 件 櫃 內 或 存 於 穩 妥 的 地 方 。 該 等 副 本 應 用 穩 妥 的 方 式 存 放 ， 只 限 需 要 履 行 該 等 副 本 的 准 用 途 的 人 查 。
資 料 使 用 者 不 應 將 身 分 證 副 本 或 影 像 傳 送 出 去 ， 除 非 已 採 取 所 有 合 理 地 切 實 可 行 的 步 驟 ， 以 確 保 副 本 或 影 像 是 由 擬 接 收 者 收 取 。 該 等 步 驟 應 包 括 下 述 保 障 辦 法 ： 加 密 法 、 機 密 電 子 郵 箱 、 查 密 碼 及 用 指 定 的 傳 真 機 接 收 機 密 資 料 。 如 用 郵 遞 ， 則 應 將 副 本 密 封 在 信 封 內 ， 以 確 保 不 能 從 信 封 的 紙 窗 看 見 身 分 證 的 影 像 。
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