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引 言

實 務 守 則 涵 蓋 甚 麼 範 圍 ?

實 務 守 則 就 《 個 人 資 料 ( 私 隱 ) 條 例 》( 下 稱 條 例 ) 如 何 適 用 在 下 述 各 項 的 收 集 ， 使 用 、 保 留 、 準 確 性 及 保 安 等 方 面 ， 為 資 料 使 用 者＊ 提 供 實 務 性 指 引 ：

1. 身 分 證 號 碼 及 身 分 證 副 本 ： 及
   
   
2. 識 辨 個 人 的 身 分 而 不 致 混 淆 的 其 他 代 號 ， 例 如 護 照 號 碼 、 僱 員 編 號 、 考 生 編 號 及 病 人 編 號 。

＊ 在 條 例 中 ， 就 個 人 資 料 來 說 ， 資 料 使 用 者 的 釋 義 是 指 獨 自 或 聯 同 其 他 人 或 與 其 他 人 共 同 控 制 該 等 資 料 的 收 集 、 持 有 、 處 理 或 使 用 的 人 。 在 實 際 情 況 ?， 資 料 使 用 者 可 以 是 公 司 、 政 府 部 門 或 其 他 公 共 機 構 或 個 人 。

如 不 遵 從 守 則 的 規 定 有 甚 麼 後 果 ?

• 不 遵 從 守 則 的 規 定 本 身 並 非 違 法 。 不 過 ， 在 任 何 涉 嫌 違 反 條 例 規 定 的 法 律 程 序 中 ， 這 可 導 致 對 當 事 人 不 利 的 推 定 。 這 些 法 律 程 序 可 以 是 行 政 上 訴 委 員 會 、 法 官 或 法 庭 處 理 的 程 序 。
  
  
• 在 專 員 進 行 調 查 的 任 何 個 案 中 ， 不 遵 從 守 則 規 定 的 情 況 ， 亦 會 對 有 關 一 方 不 利 。

守 則 何 時 生 效 ？

守 則 在 一 九 九 七 年 十 二 月 十 九 日 獲 得 批 准 ， 當 中 的 規 定 分 兩 個 階 段 實 施 ：

如 何 按 步 遵 從 守 則 規 定

身 分 證 號 碼

基 本 原 則 ： 除 獲 法 律 授 權 外 ， 不 能 強 制 任 何 個 人 提 供 身 分 證 號 碼

除 獲 法 律 授 權 外 ， 資 料 使 用 者 不 可 強 制 任 何 個 人 提 供 他 或 她 的 身 分 證 號 碼 。 在 守 則 准 許 收 集 身 分 證 號 碼 的 情 況 下 ， 資 料 使 用 者 則 可 要 求 個 人 提 供 他 或 她 的 身 分 證 號 碼 。 在 這 種 情 況 下 ， 守 則 在 法 律 上 不 能 禁 止 資 料 使 用 者 拒 絕 與 不 提 供 他 或 她 的 身 分 證 號 碼 的 個 人 交 易 。 不 過 ， 在 作 出 要 求 之 前 資 料 使 用 者 應 特 別 注 意 ， 下 文 步 驟 1規 定 應 考 慮 為 個 人 提 供 較 不 侵 犯 私 隱 的 其 他 選 擇 。

步 驟 1： 考 慮 用 其 他 辦 法 代 替 收 集 身 分 證 號 碼

欲 收 集 身 分 證 號 碼 的 資 料 使 用 者 應 首 先 考 慮 是 否 有 其 他 較 不 侵 犯 私 隱 的 辦 法 ， 如 有 的 話 ， 資 料 使 用 者 應 容 許 個 人 選 擇 該 等 其 他 辦 法 。 其 他 辦 法 的 例 子 包 括 ：

1. 使 用 該 名 個 人 選 擇 的 其 他 身 分 代 號 ， 例 如 護 照 號 碼 ；
   
   
2. 由 資 料 使 用 者 認 識 的 其 他 人 識 辨 該 名 個 人 ， 例 如 由 管 理 員 認 識 的 大 廈 住 客 識 辨 訪 客 ；
   
   
3. 接 受 某 種 形 式 的 保 證 ， 例 如 按 金 。

步 驟 2： 檢 查 你 收 集 身 分 證 號 碼 的 做 法 是 否 屬 於 守 則 所 准 許 的 範 圍

只 有 在 下 述 其 中 一 種 情 況 下 ， 資 料 使 用 者 才 可 收 集 身 分 證 號 碼 ：

• 條 例 賦 予 資 料 使 用 者 權 力 可 要 求 個 人 提 供 身 分 證 號 碼 ， 例 如 《 人 事 登 記 條 例 》 (第 177章 )第 5條 賦 予 公 職 人 員 這 種 權 力 。
  
  
• 條 例 規 定 資 料 使 用 者 須 收 集 身 分 證 號 碼 ， 例 如 《 人 民 入 境 條 例 》 (第 115章 )第 17K條 規 定 僱 主 須 備 存 每 名 僱 員 可 藉 以 合 法 地 受 僱 的 證 件 的 號 碼 的 紀 錄 ， 這 證 件 通 常 是 身 分 證 。
  
  
• 為 了 履 行 條 例 第 57(1)條 所 述 的 任 何 目 的 而 需 要 使 用 身 分 證 號 碼 ， 即 保 障 香 港 的 保 安 、 防 衛 或 國 際 關 係 。
  
  
• 為 了 履 行 條 例 第 58(1)條 所 述 的 任 何 目 的 而 需 要 使 用 身 分 證 號 碼 ， 包 括 罪 行 的 防 止 或 偵 測 ， 以 及 任 何 稅 項 的 評 定 或 收 取 。
  
  

• 不 要 為 防 止 只 是 輕 微 的 損 失 收 集 身 分 證 號 碼

  為 了 讓 有 關 人 士 履 行 與 審 裁 機 構 或 法 庭 的 運 作 有 關 的 職 能 而 需 要 使 用 身 分 證 號 碼 ， 例 如 要 正 確 識 辨 法 庭 訴 訟 中 涉 案 人 士 的 身 分 。
  
  
• 為 了 下 述 情 況 而 有 需 要 讓 資 料 使 用 者 識 辨 該 名 個 人 或 正 確 認 出 他 或 她 的 個 人 資 料 ：
  
  
  • 增 進 該 名 個 人 的 利 益 ， 例 如 在 診 治 病 人 時 能 找 出 該 病 人 的 正 確 醫 療 紀 錄 ，
    
    
  • 防 止 對 有 關 資 料 使 者 以 外 的 任 何 其 他 人 造 成 損 害 ， 例 如 確 保 不 會 因 參 照 錯 誤 的 醫 療 紀 錄 而 開 錯 葯 給 其 他 人 ，
    
    
  • 保 障 不 會 對 資 料 使 用 者 造 成 超 過 輕 微 程 度 的 損 害 或 損 失 ， 例 如 交 通 意 外 中 的 司 機 可 能 互 相 交 換 身 分 證 號 碼 ， 以 便 就 意 外 申 索 賠 償 時 識 辨 對 方 的 身 分 。
    

   

較 具 體 地 說 ， 資 料 使 用 者 可 在 下 述 情 況 下 收 集 身 分 證 號 碼 ：

• 為 了 加 入 用 以 確 立 或 證 明 任 何 法 律 或 衡 平 法 上 的 權 利 或 利 益 或 任 何 法 律 責 任 的 文 件 內 ， 而 該 等 權 利 或 利 益 或 法 律 責 任 的 性 質 並 非 是 輕 微 的 ， 例 如 用 以 確 立 個 人 的 物 業 權 益 的 文 件 。
  
  
• 在 個 人 獲 准 進 入 處 所 後 要 監 察 該 人 在 處 所 內 的 活 動 不 是 合 理 地 切 實 可 行 的 情 況 下 ， 作 為 將 來 識 辨 該 名 個 人 的 方 法 ， 例 如 在 辦 公 時 間 外 進 入 商 業 大 廈 。
  
  
• 在 個 人 獲 准 使 用 設 備 後 要 監 察 該 人 使 用 設 備 的 情 況 不 是 合 理 地 切 實 可 行 的 情 況 下 ， 作 為 將 來 識 辨 該 名 個 人 的 方 法 ， 例 如 在 有 關 職 員 的 視 線 範 圍 以 外 使 用 電 腦 。
  
  
• 作 為 准 許 個 人 保 管 或 控 制 財 物 的 一 項 條 件 ， 而 有 關 財 物 的 價 值 並 不 是 輕 微 的 ， 例 如 租 賃 汽 車 。

步 驟 3： 檢 查 你 收 集 身 分 證 號 碼 的 方 法 ， 以 確 保 所 收 集 的 確 是 提 供 者 的 身 分 證 號 碼

為 確 保 準 確 性 ， 當 資 料 使 用 者 從 本 身 是 分 證 持 證 人 的 個 人 收 集 身 分 證 號 碼 時 ， 應 只 利 用 下 述 其 中 一 種 方 式 收 集 身 分 證 號 碼 。

1. 在 收 集 身 分 證 號 碼 時 , 應 將 身 分 證 號 碼 與 個 人 親 身 出 示 的 身 分 證 核 對

   直 接 核 對 個 人 親 身 出 示 的 身 分 證 ， 例 如 個 人 親 臨 公 用 事 業 的 零 售 服 務 店 申 請 服 務 。
   
   
2. 假 如 個 人 只 提 供 身 分 證 號 碼 而 不 出 示 身 分 證 ， 比 如 用 郵 寄 表 格 方 式 或 在 電 話 中 向 資 料 使 用 者 提 供 ， 則 在 將 號 碼 用 於 任 何 目 的 前 ， 先 與 該 名 個 人 親 身 出 示 的 身 分 證 核 對 。 舉 例 來 說 ， 求 職 者 可 能 在 郵 寄 給 僱 主 的 職 位 申 請 表 上 填 上 他 或 她 的 身 分 證 號 碼 ， 僱 主 在 使 用 該 等 號 碼 前 ， 例 如 用 來 核 對 該 人 是 否 公 司 的 前 僱 員 ， 應 先 將 有 關 號 碼 與 該 人 親 身 出 示 的 身 分 證 核 對 。
   
   
3. 如 讓 個 人 在 提 供 身 分 證 副 本 或 親 身 出 示 身 分 證 之 間 作 一 選 擇 ， 而 該 名 個 人 選 擇 前 者 的 做 法 ， 則 資 料 使 用 者 可 從 該 副 本 收 集 身 分 證 號 碼 。 例 如 個 人 選 擇 用 郵 寄 的 方 式 申 請 駕 駛 執 照 ， 而 不 採 用 親 身 申 請 駕 駛 執 照 的 方 式 。

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